هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل

هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل، تعرض تخصص الإدارة المكتبية في الآونة الأخيرة وتحديدًا في العقد الأخير وازدياد سيطرة التطبيقات التكنولوجية والعمل عن بُعد إلى تغير جذري في متطلبات تلك الوظيفة والغرض منها، فبعد أن كانت عبارة عن مجرد تحمل مسؤوليات روتينية كالاحتفاظ بالملفات الهامة لحين العودة إليها وتنظيم تلك الملفات المتعلقة بالعاملين وبيانات الشركة، تحول الأمر في العديد من الشركات ليجعل منها وظيفة متطورة ذات متطلبات أكثر تخصصًا، وفي هذا المقال يستعرض موقع المرجع معكم أهم المعلومات عن تخصص الإدارة المكتبية ووظائفها وأنواعها، ما إذا كانت ذات مستقبل أم لا.

تعريف تخصص الإدارة المكتبية

يطلق على الموظف الذي يعمل في تخصص الإدارة المكتبية بأنه “مدير مكتب”، ويرتبط هذا المُسمى الوظيفي بعدة مهام أساسية يلتزم مدير المكتب بتنفيذها بشكل دوري وروتيني، لكن قد تختلف هذه المهام من مؤسسة عمل إلى آخر، فمثلًا تختلف أعمال مدير المكتب في المؤسسة الأكاديمية كالجامعات عن مدير المكتب لدى شركة تجارية وكذلك عن مدير المكتب في مؤسسة حكومية وما إلى ذلك، لكن هناك عدة مهام رئيسية تتواجد تقريبًا في كل أنواع تخصصات الإدارة المكتبية مثل تنظيم الملفات الهامة وكذلك اللقاءات مع أصحاب القرار والمسؤولين، والمهام التي تتعلق بالاتصالات والموارد البشرية.

هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل

نعم، والإجابة على هذا السؤال لها شِقَّان؛ والشق الأول يتعلق بالشركات ومؤسسات العمل الأكاديمي وغيرها التي لا تزال تعتمد على النظام الإداري الروتيني لتسيير الأعمال الاعتيادية والتي يقوم بها مسؤول الإدارة المكتبية، وفي هذه الحالة فمن المتوقع أن تستمر الحاجة إلى ذلك التخصص ولكن بنسبة نمو بطيئة، أما الشِق الآخر فيتعلق بالمؤسسات التي أخذت نهج التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا، وهي التي من المتوقع أن تحقق نموًا أكثر تطورًا في تخصص الإدارة المكتبية التي كذلك ستحتاج بلا شك إلى عنصر بشري للقيام بها ولكن مع متطلبات وظيفية أكثر مثل قدرته على التعامل مع التكنولوجيا والبرامج التي تُسهل التحكم في حفظ الملفات والتعامل مع الاستفسارات أو العملاء وترتيب البيانات المتعلقة بالمؤسسة وما إلى ذلك.

معلومات عن دراسة الإدارة المكتبية

تقوم العديد من الجامعات بتدريس تخصص الإدارة المكتبية كتخصص وظيفي منفرد بذاته يحتاج إلى دراسة أكاديمية لاستيفاء حاجة سوق العمل إليه خصوصًا مع التطور التكنولوجي الذي حول هذه الوظيفة من مجرد وظيفة تنظيم روتينية إلى وظيفة ذات أذرع متنوعة وتحتاج إلى كوادر ذات كفاءة، وتعتبر هذه المواد الدراسية هي أبرز المواد أو الدورات التدريبية التي يتم تدرسيها في هذا التخصص لدى معظم الجامعات:

• إدارة الأعمال.
• الموارد البشرية.
• إدارة التسويق.
• تطبيقات الحاسب الآلي وبرامج الكمبيوتر.
• الكتابة الفنية.
• الاتصالات الإدارية.
• مهارات الطباعة.
• إدارة الوقت.
• الاقتصاد.
• إدارة الجودة.
• إجراءات السكرتارية.

اقرأ أيضًا: كيف اعرف التخصص الجامعي المناسب لي

طبيعة العمل في تخصص الإدارة المكتبية

من المتوقع أن يعمل الحاصل على شهادة أكاديمية في تخصص الإدارة المكتبية في عدد من الوظائف المتنوعة مثل المساعد الإداري، أو السكرتير الخاص، أو منسق موارد، ومن المتوقع أن يعتمد توظيف مديري المكاتب على الشهادة الأكاديمية وليس بمجرد الخبرة السابقة، فتكون للحاصلين على درجة البكالوريوس في تخصص الإدارة المكتبية أو تخصص إدارة الأعمال، وبشكل عام تكمن مهمة مدير المكتب في إدارة عدد من المهام الأساسية التي تتوقف على التنظيم الإداري، أما بشكل خاص فيمكن ذكر أن طبيعة عمل مدير المكتب تتمثل في إدارة أعمال السكرتارية والتعامل مع الأفراد من داخل مؤسسة العمل وخارجها، وكذلك تطبيق التقنيات الحديثة لتنظيم الملفات وجدولتها، وإعداد المشاريع المكتبية وممارسة مهام الطباعة.

المهارات اللازمة لتخصص الإدارة المكتبية

نظرًا لأن مديري المكاتب هم أول نقطة اتصال داخل مؤسسة العمل أو الشركة ويتعين عليهم بناء بيئة عمل رائعة كمساعدين تنفيذيين، ولهذا السبب يمكن القول أن تخصص الإدارة المكتبية له مستقبل قوي ولكن إذا تم العمل على تطوير المهارات الشخصية التي تحاكي التغيرات التي تم فرضها في العصر الحالي من الجانب التقني والتكنولوجي، وهذه هي أهم المهارات المطلوبة لتخصص الإدارة المكتبية:[1]

• مهارة التواصل الفعال: يتوجب على مدير المكتب أن يمتلك قدرة قوية في التواصل مع العملاء أو الموظفين أو مسؤولية في العمل، وذلك ببساطة لأنه نقطة الوصل بين كل هذه الفئات، وبالتالي فهو يمتلك مركزًا كبيرًا في تحسين سمعة المؤسسة وبناء الثقة.
• التعامل مع الحاسب الآلي: تعتبر تلك المهارة إحدى أهم المهارات التي تُدرج لقائمة Hard Skills أو المهارات التي تؤتى بالتعلم، وهي أحد النقاط الرئيسية التي تركز عليها الشركات لتوظيف مديري المكاتب وتعتبرها فارق مهم بين أصحاب ذلك التخصص في التعامل مع برامج الكمبيوتر التي تسهل الأعمال التنظيمية بدلًا من التنظيم الاعتيادي.
• إدارة الوقت: بالتأكيد يجب على مدير المكتب أن يكون أكثر تميزًا في إدارة الوقت من أي شخص عادي، ويستطيع من خلال تلك المهارة تنظيم كل الأعمال والمهام الموجودة على أساس زمني مناسب يضمن الفعالية المطلوبة دون تعطّل العمل، ولهذا نجد أن العديد من كليات تخصص الإدارة المكتبية تقوم بتدريس إدارة الوقت في مادة دراسية.
• مهارة التفاوض: يرتبط منصب إدارة المكتب بقدر معين من التفاوض، فمثلًا قد يتفاوض من أجل المزانية أو للحصول على امتيازات لشركته أو لمدير عمله أو المؤسسة وما إلى ذلك من الأمور التي تستوجب تفاوض مع طرف آخر لتحسين الامتيازات أو لبناء العلاقات مع الشخصيات والجهات الأخرى لضمان أفضل حل وسط يناسب الجميع.

شاهد أيضًا: كيف اجيب درجة عالية في التحصيلي

ما هي الاتجاهات المستقبلية لتخصص الإدارة المكتبية

تخضع الوظائف باستمرار إلى عمليات تطوير باختلاف متطلبات العصر والفترة الحالية، فهناك العديد من الوظائف التي اندثرت لأنها لم تتمكن من تطوير نفسها بشكل يجعل هناك حاجة ماسّة إليها وخصوصًا مع سيطرة التكنولوجيا التي أصبحت قادرة على القيام بمهام عدة في آنٍ واحد، ومثل هذه الوظائف يعتبر تخصص الإدارة المكتبية في حاجة إلى تطور وظيفي حاليًا ومستقبلًا، وهذه هي الاتجاهات التي يمكن أن ينتهجها مدير المكتب:[2]

توسيع المهارات

نظرًا لأن المزيد من الوظائف أصبحت آلية؛ فمن الضروري أن يمتلك مدير المكتب مهارات شخصية أكثر تطورًا تمكنه من التعامل مع تلك التكنولوجيا التي حلّت محل الأوراق المزدحمة، وكيفية إدارة البرامج على أجهزة الحاسب الآلي خصوصًا البرامج التي تركز على أعمال الإدارة المكتبية كبرامج النصوص والجداول والبيانات وهو في حاجة إلى إتقانها وليس مجرد معرفتها.

ريادة الأعمال

سيكون من اللازم على العاملين في تخصص الإدارة المكتبية أن يتبنوا نهجًا متزايدًا لريادة الأعمال فيما يتعلق بتخصصاتهم، وعلى هذا ينبغي على مدير المكتب امتلاك خلفية قوية عن مبادئ إدارة الأعمال والإدارة التقنية، وكذلك المهارات المتعلقة بالتفاوض وإعداد الميزانية والإشراف، والاتصالات الإلكترونية التي انتقلت إلى وسائل التواصل الاجتماعي وأصبحت رئيسية للتعامل مع العملاء أو الاستفسارات المختلفة.

شمول التخصص

من المتوقع في العقد القادم أن لا يصبح مسمى الإدارة المكتبية كافيًا لنقل نطاق وعمق المهارات والخبرات الوظيفية لأصحاب تلك المهنة، وكنتيجة على ذلك؛ سينقسم هذا التخصص إلى عدة تخصصات فرعية أكثر تخصصًا، فمثلًا سنجد وظيفة منسق الموارد والتي تتمثل فقط في توظيف العمالة ذات الكفاءة العالية والموارد المناسبة، وتلك مهمة كانت ضمن إحدى المهام الكثيرة لمدير المكتب، كما ستتواجد وظيفة فرعية أخرى مثل مراقب سير العمل، وهي التي سيعمل صاحبها لمراقبة مهمة للمؤسسة وضمان حصول المهنيين على الدعم والموارد اللازمة وتأدية وظائفهم، كما يعمل على تنسيق استخدام موارد الشركة بشكل كامل.

أهمية تخصص الإدارة المكتبية

تكمن أهمية تخصص الإدارة المكتبية في أنها تضمن المعالجة الدقيقة وتوازن سير العمل داخل المؤسسات باختلاف أنواعها وتخصصاتها، لذا فهي ترتبط بمدى الدقة التي تحتوي عليها المؤسسة في التنسيق والحفاظ على الموارد وتخزين البيانات ذات الأهمية، كما أن تلك الوظيفة تتعلق بمهمة الإشراف التسويقي والذي يُعد ذو أهمية كبيرة بالنسبة للشركات الصناعية والتجارية، هذا بالتأكيد بالإضافة إلى أن مدير المكتب مُكلف بمراقبة سير العمل وتقييم النتائج على أرض الواقع ومعرفة نظرة العملاء وآرائهم، ولعل كل هذه النقاط هي ما توضح أن ذلك التخصص له مستقبل ممكن لكن الاختلاف سيكون في كيفية اختيار وتحديد من هو مؤهل لتلك الوظيفة بناءً على خلفيته الأكاديمية وخبراته ومهاراته الشخصية والتقنية.

اقرأ أيضًا: تخصص إدارة أعمال للبنات وأهم المميزات ومجالات العمل لخريجات إدارة الاعمال

بذلك نختتم مقالنا هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل، والذي تطرقنا فيه إلى إجابة ذلك السؤال بعرض مفصل لتعريف تخصص الإدارة المكتبية والمعلومات المتعلقة بالدراسة الأكاديمية وطبيعة لعمل الوظيفي لمديري المكاتب، كما انتقلنا إلى مستقبل ذلك التخصص واتجاهاته الجديدة.