كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية

كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية وباللغتين العربية والإنجليزية، حيث أن خدمة البريد الإلكتروني لاقت انتشارًا واسعًا على مستوى العالم في العديد من المجالات المتنوعة، حثي أنه تم استخدامه في الدردشة بين الأصدقاء والعائلة، وفي التواصل مع الشركات والمؤسسات من أجل الحصول على فرصة العمل، وفيما يلي يهتم موقع المرجع بتعريفنا على البريد الإلكتروني الرسمي والطريقة المثلى التي يتم من خلالها كتابة بريد رسمي بشكل احترافي، إلى جانب بعض النماذج والنصائح التي سوف تساعدنا في كتابة البريد الإلكتروني الرسمي.

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

البريد الإلكتروني بشكل عام هو عبارة عن خدمة عبر الإنترنت يمكن من خلالها إرسال واستقبال الرسائل من عدد من المستخدمين الآخرين، حيث استُخدمت هذه الخدمة في مجال الأعمال من قبل الشركات والمنظمات بشكل كبير جدًا، ولا زال استخدامها متزايدًا في هذا المجال، حيث أنه قد سهّل التواصل بين الموظف والجهة صاحبة العمل، حيث يعتبر البريد الإلكتروني الرسمي أنه رسالة البريد الإلكتروني التي يتم كتابتها بلغة فصيحة خالية من الأخطاء الإملائية، وملتزمة بآداب الحديث، بحيث تخاطب جهة رسمية من أجل إيصال فكرة أو طلب محدد وواضح، ويتم ذلك باستخدام شبكة الإنترنت.[1]

شاهد أيضًا: تسجيل الدخول في البريد الالكتروني www hotmail

كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية

عل عكس البريد الإلكتروني العادي، يجب في البريد الإلكتروني الرسمي مراعاة عدد من الأمور أثناء كتابته، ومن أهم هذه الأمور نذكر ما يلي:

• البدء بالتحيّة دائمًا، وذلك من باب الاحترام وجذب المتلقي.
• من الضروري ملء خانة “موضوع الرسالة” من أجل أن يكون الهدف من الرسالة واضحًا.
• تجنّب الحشو في الكلام، بل يجب الدخول مباشرةً في الموضوع.
• التزام الرسمية واللباقة في الطلبات والأوامر.
• تلخيص الكلام في الخاتمة.
• ترك الاسم والمنصب الوظيفي في نهاية الجملة الختامية.
• التأكد من أن الرسالة خالية من أي أخطاء إملائية.

كتابة بريد إلكتروني احترافي باللغة العربية

من أجل كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة العربية يفضّل اتّباع الخطوات التالية:

• البدء بالتحية مثل: “السيد فلان المحترم، تحيّة طيبة وبعد”.
• جعل الهدف من الإيميل واضحًا من خلال ملء خانة الموضوع، بالإضافة إلى ذكر الهدف من الرسالة بعد التحيّة بشكل واضح، كأن نقول: أكتب في هذه الرسالة من أجل الإشارة إلى موضوع كذا وكذا”.
• الابتعاد عن الغموض في أي جزء من أجزاء الرسالة.
• عدم استخدام الاختصارات والمصطلحات العامية.
• عدم الإطالة في العبارات والجمل.
• التزام الاحترام في الرسالة مثل قول: الرجاء اتخاذ الإجراءات اللازمة بخصوص هذا الموضوع.
• الإشارة إلى وجود مرفقات في حال احتواء الرسالة عليها من أجل تنبيه المستلم للحصول عليها.
• إضافة عبارة ختامية مناسبة للرسالة.
• ذكر الاسم الكامل، والموقع الوظيفي، واسم الجهة التي نعمل معها، بالإضافة إلى الرقم الخاص بنا.

كتابة بريد إلكتروني احترافي باللغة الإنجليزية

بخطوات مشابهة للبريد باللغة العربية يمكن كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية باللغة الإنجليزية، وذلك يتم على النحو التالي:[2]

• البدء بالعبارات الافتتاحية أو التحيّة، مثل: Dear Mr. Daniel.
• تحديد الهدف من إرسال البريد أو كتابة ما يدل على محتوى الرسالة فيما لا يتجاوز السطر بطريقة تجذب القارئ.
• تقسيم النص إلى فقرات تحدد النقاط الأساسية لموضوعنا.
• مراعاة اختلاف الثقافات بين المرسل والمستلم، حيث من الممكن وجود بعض المصطلحات أو الكلمات غير المفهومة.
• اختصار الجمل والابتعاد عن جعلها طويلة ومعقدة.
• الحرص على استخدام قواعد اللغة الصحيحة، والانتباه من الأخطاء الإملائية.
• إضافة عبارات الامتنان والاحترام ضمن الرسالة نظرًا لأننا نتعامل مع ثقافات مختلفة تمامًا.
• إرفاق الرسالة بالتفاصيل التالية:
  • الاسم واللقب.
  • الموقع الوظيفي.
  • اسم الشركة المنتسبين إليها.
  • رابط موقع الشركة أو رقم للتواصل.

شاهد أيضًا: يمكن تتضمن الرسالة في البريد الالكتروني اي نوع من البيانات قد تكون صورة أو فيديو أو غيرها

نموذج ايميل رسمي بالعربي

يمكن من خلال نموذج الجاهز للبريد الإلكتروني الرسمي المساعدة على كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية، حيث أننا سنقدم نموذج جاهز لبريد إلكتروني رسمي باللغة العربية على الشكل النالي:

الموضوع: طلب إجازة مؤقتة

سيادة المدير العام  ….. المحترم، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

أتقدم لسيادتكم بهذه الرسالة من أجل طلب إجازة مؤقتة من العمل بداية من الغد الموافق لتاريخ 00/00/0000، نظراً لأن هناك بعض الظروف التي أمر بها خلال تلك الفترة وفي حاجة ماسة للتفرغ لها، وبعدها سأعود للعمل مرة أخرى بكامل مجهودي حتى استكمل مسيرتي معكم في شركتكم الموقرة،

وأتمنى قبول طلبي والرد بأسرع وقت ممكن.

مع جزيل الشكر لحضرتكم

اسم المرسل

موقعه الوظيفي

شاهد أيضًا: الدخول على البريد الالكتروني لموظفي ومنسوبي وزارة الصحة

كتابة ايميل بالإنجليزي جاهز

في سياق الحديث عن كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية يجب التطرق لذكر نموذج جاهز عن البريد الاحترافي الرسمي باللغة الإنكليزية من أجل أخذ فكرة عن هيكلية هذا البريد الرسمي، حيث يكون البريد الرسمي الإنجليزي على الشكل التالي:[2]

Subject: Web Content Editor position

Dear Sir/Madam,

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company.

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment.

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully

Daniel Shaban

Accountant

Al Kemah, Dubai

أشهر الجمل والمصطلحات في كتابة الإيميلات الرسمية

يمكن الاستعانة بالجمل الأكثر تداولًا في الخطابات والرسائل الرسمية من أجل كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية سواءٌ كانت اللغة عربية أو إنجليزية، حيث تساعد هذه العبارات على رفع مستوى الاحترام والهذيب أثناء الحديث، وفيما يلي سنذكر بعض من أكثر الجمل شيوعًا في المحادثات الرسمية لكل من اللغة العربية والإنجليزية.

أشهر العبارات والمصطلحات باللغة العربية

يقوم الناس باستخدام عبارات متنوعة في المحادثات الرسمية من أجل إبداء الاحترام للطرف الآخر، ومن أكثر هذه الجمل استخدامًا نذكر ما يلي:

• التحية:
  • تحية طيبة.
  • عزيزي السيد … المحترم.
• العبارات الافتتاحية:
  • أكتب من أجل أن أخبركم بما يخص موضوع كذا.
  • أكتب إليكم بشأن كذا.
  • أتقدم لحضرتكم من أجل الحديث عن كذا.
• العبارات ضمن عرض الرسالة:
  • مع جزيل الشكر.
  • ولكم خالص امتناني.
  • مع كامل احترامي اارغب بالحصول على.
  • أرجو من حضرتكم إعلامي بأي استفسارات.
  • شكرًا لحسن انتباهكم.

أشهر العبارات والمصطلحات باللغة الإنجليزية

توجد بعض العبارات الشهيرة التي يكثر استخدامها في الرسائل الرسمية الإنكليزية، ومن هذه العبارات نذكر ما يلي على الترتيب التالي:[2]

• التحية:
  • Dear Mr/ Mrs/ Ms وبعدها تذكر الكنية فقط.
  • Dear Sir/Madam في حال عدم معرفة اسم الطرف الآخر.
• العبارات الافتتاحية:
  • I am writing with regard to وأنا أكتب فيما يتعلق بـ.
  • I am writing in connection with أنا أكتب بخصوص.
  • I am writing to let you know أنا أكتب لجعلكم تعلمون؛ وتستخدم في حال كان الإيميل من أجل إخبار المعلومات.
  • I am delighted to tell you من أجل نقل الأخبار الجيدة.
  • I regret to inform you that اكتب من أجل أن أُعلِمكم بـ؛ تستخدم في حال كانت الرسالة تحمل أخبار سيئة.
  • I am writing in reply to أكتب من أجل الرد على؛ في حال الرد على رسالة سابقة.
• العبارات ضمن عرض الرسالة:
  • I look forward to hearing from you soon أنا أتطلع للسماع منك قريبا.
  • Thank you in advance شكرًا لكم مقدمًا.
  • For further information, please do not hesitate to contact me لمزيد من المعلومات أرجو أن لا تترددوا بالاتصال بي.
  • Please let me know if you have any questions اسمحوا لي أن أعلم في حال وجود أي أسئلة.
  • Thanks for your attention شكرًا على انتباهكم.

في ختام هذا المقال نكون قد تعرفنا على كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرسمي بطريقة احترافية باللغتين العربية والإنجليزية، وذلك من خلال ما قدمناه من نصائح ونماذج جاهزة تساعد الشخص على أخذ فكرة عن البريد الإلكتروني الرسمي، كما أننا أوردنا أفضل الجمل التي يتداولها الناس خلال الكلام الرسمي.