ماهي فوائد التخطيط

ما هي فوائد التخطيط حيث إنّ التخطيط من أول الخطوات التي يجب القيام بها عند البدء في أي عمل أو مهمة، كما أن هذه البيانات تعمل على وصف ما ترغب المنظمة في تحقيقه، بالإضافة إلى ما لا يجب تحقيقه، إلى جانب أن المنظمة تتأثر عن طريق جميع الظروف من البيئة الخارجية، والمتمثلة في المنافسين، القوانين، والموارد المتوفرة، وكذلك الظروف الداخلية، مثل المهارات، الخبرات، القوة العاملة، والمعدات، ولذلك فإنه عن طريق موقع المرجع سنوضح ما هي فوائد التخطيط.

ما هو التخطيط

إن التخطيط هو العملية التي فيها يتم تحديد الأهداف، كما يعمل فيها الأشخاص على تحديد الإجراءات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف، بالإضافة إلى أن التخطيط يعتبر وظيفة إدارية رئيسية، والتي تشتمل على اتخاذ القرارات بشكل مسبق، وكذلك ما ينبغي القيام به، متى يمكن ذلك، كيف يتم، ومن سوف يفعله، فهو بمثابة عملية فكرية تقوم بتحديد أهداف المؤسسة.[1]

فوائد التخطيط

حيث إنه في بيئة العمل اليومية، فإن التخطيط المسبق قبل فترة من ذلك، سوف يساعد على تحقيقه بشكل أفضل، فيجدر ذكر أنه نادرًا ما تم إحراز أي تقدم عن طريق النشاط العشوائي، ولذلك يقدم التخطيط مجموعة من الفوائد التي تجعل العمل أسهل، وفيما يلي نذكر فوائد التخطيط:[2]

يوفر التخطيط دليلاً للعمل

حيث إن الخطط قد تعمل على توجيه إجراءات الجميع إلى النتائج المطلوبة، فإنه حينما يتم تنسيق الإجراءات والتركيز على بعض النتائج المحددة، ستكون النتائج أكثر فعالية، ويجدر ذكر أن أي مؤسسة تكون بحاجة إلى دليل للعمل على أساسه من قبل الموظفين.

التخطيط يحسن استخدام الموارد

فإنه غالبًا ما تكون الموارد قليلة في المؤسسات، وبالتالي يحتاج المديرون إلى التأكد من استعمال الموارد المتوفرة بطريقة فعالة، للتأكد من عدم حدوث إهدار لها، ولذلك، فإنه في حال التخطيط الجيد لاستخدام هذه الموارد، سوف يتم المحافظة عليها.

اتخاذ قرارات فعالة

حينما يتم وضع خطة من أجل التسويق، فإن فهم المرغوب تحقيقه بإطار زمني محدد، سوف يساعد حينها التخطيط على جعل القرار أفضل من حيث الكفاءة، حيث إن عدم اتخاذ القرارات الفعالة سوف يُعرض المؤسسة لمخاطر عديدة.

توفر الخطط الدافع والالتزام

في الغالب لا يتحمس الناس حينما لا يمتلكون أي هدف واضح، وبالتالي، لا يستطيعون التعرف على ما هو متوقع منهم، ولكن يقلل التخطيط من عدم يقين الشخص حول ما هو مُتوقع أن ينجزه في وقت محدد، وذلك لوجود الدافع الذي يساعد على الالتزام به.

تضع الخطط معايير الأداء

يعمل التخطيط على تحديد النتائج المرغوب فيها، بالإضافة إلى المعالم التي تدل على تحقيق التقدم، إلى جانب سماح التخطيط بالمرونة في العمل، وذلك عن طريق عملية تحديد الأهداف، فإن المدير يحدد مجموعة الموارد الأساسية في المؤسسة، وأيضًا العوامل المساعدة على وضع معايير الأداء الجيد.

شاهد أيضًا: خطوات التخطيط

أنواع التخطيط

ينبغي على المنظمات أن تقوم بتطوير أفضل نسبة من الفهم لطريقة التعامل مع التخطيط الجيد للأعمال، حيث إن أقسامه تمتد لتصل إلى أربعة أنواع للتخطيط، وهم كما في الآتي:[3]

التخطيط العملي

يتم وصف هذا النوع من التخطيط في الغالب، بأنه ما يختص بالتشغيل اليومي للمؤسسة، حيث إنه عادةً ما تُعرف الخطط التشغيلية، بأنها الخطط الخاصة بالاستخدام الفردي أو الخطط الجارية، فإن خطط الاستخدام الفردي يتم إعدادها بهدف تنظيم الأحداث والأنشطة المتكررة في نشاط واحد، مثل: حملة تسويقية واحدة، بينما الخطط الجارية تتضمن على سياسات من أجل التعامل مع المشكلات، بالإضافة إلى مجموعة من القواعد واللوائح المحددة لعملية ما، خطوة بخطوة حتى يتحقق الهدف المرغوب.

فوائد التخطيط العملي

للتخطيط العملي بعضًا من الفوائد التي تميزه عن غيره، وهي كما في التالي:

• إن تحديد الأهداف ووضعها من السمات التي تمتلك أهمية واضحة في عملية التخطيط العملي، حيث تعد مجموعة من النقاط الخاصة بالتوجيه والإرشاد لكافة الجهود المبذولة في الدولة، والتي ينبغي عليها السعي من أجل تحقيق تلك الأهداف.
• فإن التخطيط العملي يوفر الفرصة للتنبؤ بالمناخ والبيئة، التي سوف يتم تنفيذ الأهداف فيها، بالإضافة إلى أن أهمية التنبؤ تنبع على أنها أحد العناصر الرئيسية من ضمن عناصر التخطيط، وذلك لأن التخطيط يحدث للمستقبل، وكذلك يُراعي التخطيط العملي وقوع الكثير من المتغيرات.
• يساعد التخطيط العملي على وضع تقديرات لأفضل الطرق والوسائل التي يمكن من خلالها تحديد الأهداف وتنفيذها، كما يتضمن ذلك على وضع الفروض التخطيطية، حتى يتم استطلاع نتائج التنبؤ التي ستحصل عليها المؤسسة، إلى جانب إعداد الدراسات الضرورية والتقديرات، للمساهمة في وضع أبعاد تامة للخطة.

التخطيط التكتيكي

حيث إن التخطيط التكتيكي يشتمل على الخطط المنظمة حتى يتم استخدامها من أجل تحقيق الهدف المرغوب، فإنه في الكثير من الأحيان، قد يكون نطاق الخطة لمدة أقل من عام واحد، كما أن التخطيط التكتيكي يختلف عن التشغيلي، فإنه في التكتيكي تقوم المؤسسة بطرح بعض الأسئلة المحددة حول ما ينبغي تحقيقه، بالإضافة إلى أن الخطط التشغيلية تركز على الكيفية التي سوف تحقق بها المنظمة الهدف، وكذلك إنجاز مهمة الشركة.

فوائد التخطيط التكتيكي

ينبغي على الخطط التكتيكية أن تركز على الأهداف الرئيسية للمؤسسة، حيث إنه بدونها، سوف تصبح الأنشطة الخاصة بالموظفين في حالة تجزئة تامة، كما سوف يكون من العسير عليهم فهم طريقة ارتباط الأنشطة بالأهداف في نهاية الأمر، لذلك يمكن توضيح فوائد التخطيط التكتيكي فيما يلي:

• يساعد التخطيط التكتيكي على فهم الأهداف، وفك شفرتها، وبالتالي، تحديد المسارات الخاصة بالعمل، والتي تعتبر ضرورية من أجل تحقيق هذه الأهداف.
• إنه متعلق بالإجراءات المتخذة بشكل يومي، والتي سوف تتسبب نتائجها في تقدم الشركة من أجل تحقيق الأهداف المحددة للخطة، حيث إن التكتيك هو (كيف)، للتعرف على طريقة التنفيذ.

التخطيط للطوارئ

قد يكون التخطيط للطوارئ من الأمور المفيدة كثيرًا في الظروف التي تحتاج التغيير، وبالرغم من أنه ينبغي على المديرين توقع التغييرات الخاصة بالانخراط في أحد أنواع التخطيط الأساسية، ولكن التخطيط للطوارئ من الأمور الضرورية في اللحظات التي ليس من الممكن توقع حدوثها، وحينما يُصبح العالم الخاص بالأعمال معقدًا أكثر، سوف يصبح التخطيط للطوارئ في غاية الأهمية من أجل المشاركة فيه وفهمه.

فوائد التخطيط للطوارئ

تتعرض المؤسسات دائماً لبعض من حالات الطوارئ، ولكن يعد الضغط في الوقت واحدًا من أكثر الطوارئ الشائعة، بينما عند الاستعداد لذلك، والتخطيط الجيد له، يمكن تحقيق الفوائد فيما يلي:

• التأكد من أن المؤسسة في حالة استعداد تام، وذلك لتتمكن من إدارة المستقبل الغير معروف.
• إن التخطيط للطوارئ يعتبر من الطرق الأكثر فاعلية بالنسبة للتكلفة، حتى يتم التعامل معه مثل تلك الحالات.
• يعد التخطيط للطوارئ من الاستراتيجيات الخاصة بالاستجابة ذات السياق المحدد.

التخطيط الاستراتيجي

يشتمل التخطيط الاستراتيجي على نظرة عامة ذات مستوى عالٍ حول العمل بأكمله، حيث إنه يعتبر الأساس الذي يساعد على تأسيس المنظمة، بالإضافة إلى تحديد القرارات طويلة المدى، كما قد يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي ممتد ما بين عامين قادمين وحتى العشر سنوات القادمة، إلى جانب أن المكونات الضرورية للخطة الاستراتيجية، هي الرؤية، الرسالة، والقيم.

فوائد التخطيط الاستراتيجي

من الممكن أن يفكر البعض حول استحقاقية الأمر للتخطيط الاستراتيجي، ولكن يجب التأكد من الفوائد العديدة التي تحصل عليها المؤسسة من التخطيط الاستراتيجي، ويمكن توضيح فوائده في التالي:[4]

إن التخطيط الاستراتيجي يسمح للمنظمات أن تكون استباقية، حيث إنها تُعطي للمنظمات الفرصة للتنبؤ بمستقبلها، بالإضافة إلى الاستعداد تبعًا لذلك، حيث إنه عن طريق التخطيط الاستراتيجي، تستطيع الشركات توقع مجموعة من السيناريوهات المحتملة قبل حدوثها، وبالتالي، اتخاذ الاحتياطات اللازمة من أجل تجنبها.
إن التخطيط الاستراتيجي يخلق إحساسًا فيما له علاقة بالاتجاه الذي تسير فيه المنظمة، مما يساهم في تحديد الأهداف والغايات الواقعية، والتي تتماشى مع الرؤية، بالإضافة إلى الرسالة المحددة للعمل.
إن الكفاءة التشغيلية تمنح الخطة الاستراتيجية الفرصة من أجل إدارة خريطة الطريق، وبالتالي، مناسبتها للأنشطة الوظيفية الخاصة بالمؤسسة، وذلك من أجل تحقيق أهداف العمل.
تساهم الخطط الاستراتيجية في زيادة حصة المؤسسة في السوق الربحية، حيث تستطيع المؤسسات الحصول على رؤية واضحة حول اتجاهات السوق، وأيضًا شرائح المستهلكين.

كيفية التخطيط

يعتبر تأسيس خطة للعمل، والتي تعتمد على العملية المعقدة، بالإضافة إلى حاجتها لأكبر عدد ممكن من التفاصيل المحددة، قبل أن تُقدم لأصحاب المؤسسة، من أكثر العوامل أهمية في العمل، ولذلك يمكن التعرف على كيفية التخطيط فيما يلي:[5]

• في بداية الأمر يجب تحديد اسم المشروع، إضافةً إلى الهدف منه، والجدول الزمني العام له، وبالتالي، يمكن توضيح هذا للقائمين على المشروع.
• وضع خطة للعمل في السياق المحدد للمشروع، وذلك عن طريق كتابة مقدمة، علاوةً على الخلفية الخاصة بسبب احتياج المؤسسة للمشروع.
• من أهم مراحل التخطيط، هو تعليم الفريق حول العملية الخاصة بإصلاح الأخطاء، والتي قد تتعرض لها الخطة، وأيضًا طريقة الاستجابة بشكل مباشر للعملاء، وملاحظات السوق.
• ينبغي تحديد الموارد المتوفرة في المؤسسة وتنسيقها، بالإضافة إلى التأكد من معالجة الأسئلة الأساسية، مثل: نسبة الميزانية المخصصة لذلك المشروع، وكذلك أي قسم سوف يعمل على تخصيص الميزانية، إلى جانب الفريق الذي تحتاجه المؤسسة.

شاهد أيضًا: يساعدنا التخطيط على تحقيق عدد من الأهداف مثل

خصائص التخطيط

يوجد العديد من الخصائص لكافة أنواع التخطيط، وفي الآتي توضيحها:

• يساعد التخطيط على وضع جميع الأهداف، وأيضًا تنسيقها لتكون صالحة للتنفيذ، وذلك في المجتمعات المختلفة.
• يستعمل التخطيط الطرق والأساليب الأفضل بطريقة علمية صحيحة، وذلك بغرض تحديد المشكلات، دراستها، وتحليلها، وكذلك التعرف على الحلول المناسبة لها.
• إن التخطيط يُحدد المراحل التي ينبغي العمل من خلالها، بالإضافة إلى الإجراءات اللازمة لهذا، مما يساهم في تنفيذ الخطة بأسهل الوسائل.
• العمل على تحقيق الأمن السيكولوجي، بالنسبة لكل من الجماعات والأفراد داخل المؤسسة.

معوقات التخطيط

من الأمور المحبطة كثيرًا، أن يتم وضع خطة لسير العمل بأفضل الطرق، ولكنها تفشل في النهاية، لذلك يجب عند وضعها التعرف على العوائق التي تمنع تنفيذها، ويمكن أن تتمثل هذه المعوقات في التالي:[6]

• ضعف القيادة: في حال كون الشخص قائدًا، لا يعني ذلك تمتعه باللقب فقط، ولكن يحتاج هذا إلى التخطيط الجيد، ومن ثم التعبير عنه بشكل واضح، وبالتالي، سوف يتمكن الفريق بأكمله من استيعاب الهدف.
• عدم وجود أنظمة: يعتبر وجود الأنظمة المناسبة من أجل دعم التخطيط، أمرًا ضروريًا للنجاح، حيث قد تتضمن الأنظمة على مجموعة من الأجهزة البرمجية، وفي حال عدم توفر هذا، سوف يتسبب ذلك في تعطيل التخطيط.
• عدم كفاية الموارد والتمويل: من الممكن امتلاك خطة على أعلى مستوى، ولكن لا تتوفر الموارد اللازمة من أجل تنفيذها بطريقة صحيحة، إلى جانب أن نقص الموارد قد يؤثر على التسويق، وأيضًا اكتساب المواهب، وبرامج التوزيع الجديدة.

المعوقات الناتجة عن الأفراد

حيث يوجد مجموعة من المعوقات التي تنتج عن سوء تصرف الأشخاص، ومنها ما يلي:

• قلة الالتزام بالتخطيط: فإنه بالرغم من الاهتمام الكبير من قبل الأفراد بالتخطيط، ولكن في بعض الأحيان، لا يقدمون التزامًا حقيقيًا بهذه العملية على كافة المستويات الإدارية، وبالتالي، نلاحظ أن معظم المدراء يولون اهتمامًا مبالغًا بحل المشكلات الروتينية على مدار اليوم، مما يؤدي إلى إهمال الفرص المستقبلية، التي قد يتم استغلالها عن طريق التخطيط السليم.
• الاعتماد الكبير على الخبرة: من الأكيد أن عنصر الخبرة يمتلك أهمية كبيرة فيما له علاقة بالتخطيط، بينما المشكلة تكمن في تركيز المدير الدائم على خبرته فقط، مع إهمال جميع العناصر الأخرى، بالإضافة إلى إصراره على وضع الخطة، والتي تكون مستوحاة فقط من خبرته السابقة.
• مقاومة التغيير: من المتعارف عليه أن الاعتماد الأساسي للتخطيط يكون على المستقبل والتنبؤ به، وبالتالي، قد يتسبب ذلك في حدوث بعض التغييرات في العلاقات بين الأقسام أو الأفراد، ولكن يوجد أشخاصًا يعملون على مقاومة ذلك التغيير من أجل الحفاظ على هذه العلاقات.

المعوقات الناتجة عن صعوبة التخطيط

يوجد مجموعة من المعوقات، والتي قد تكون ناتجة عن عملية التخطيط ذاتها، بالإضافة إلى كونها خارجة عن الإرادة الخاصة بالفرد، وتتمثل تلك معوقات في الآتي:

• عدم التمكن من الحصول على معلومات مؤكدة: إن حالة عدم التأكد عند التخطيط للمستقبل، قد تؤدي إلى جعل الوصول إلى المعلومات الدقيقة من العمليات الصعبة، وذلك لأن الكثير من العوامل تقوم بالتغير، وبالتالي، فإنه من العسير التنبؤ بذلك التغير، وبالرغم من هذا، يعتبر استعمال سلوك التنبؤ الدقيق، من العوامل التي يمكنها التخفيف من تلك الصعوبة، والحصول على معلومات أكثر تأكيدًا.
• عدم المرونة: في بعض الأوقات، يضطر الشخص لأن يجعل الخطة مواكبة للتغيرات، وكذلك قادرة على استيعاب التعديلات المرغوبة، سواءً كان هذا مرتبط بالبيئة الداخلية، والتي لها علاقة بالأفراد العاملين في المنظمة المعتادين على أسلوب محدد، أو فيما يخص السياسات والإجراءات المطبقة في المؤسسة، لذلك يجب أن تتضمن الخطة على بعض من المرونة في التعامل مع سلوك المؤسسة والأفراد.
• الوقت والنفقات: إن تأدية عملية التنبؤ، قد تتطلب الحصول على نفقات، والتي لا يمكن بلوغ حدودًا لها، ولذا، فإن المنطق يشير إلى الإنفاق الدائم، في حال كانت الإيرادات مناسبة للمنتظر من ذلك، ولكن في بعض الأحيان، يكون الأمر أصعب من ذلك، حيث إن الوقت والنفقات قد يصبحان من العناصر الغير متوفرة لتحقيق الخطة بشكل صحيح.

بحث حول التخطيط والتنظيم pdf

يُعتبر التخطيط من الوظائف الخاصة بالإدارة الأساسية، والتي تشتمل على الإعداد الجيد للأهداف، بالإضافة إلى صياغة الخطط بشكل تفصيلي، حيث إن الغرض من هذا يتمثل في بلوغ التوازن بين الموارد المتوفرة والاحتياجات، إلى جانب أن عملية التخطيط يتم فيها وضع الأهداف، وأيضًا رسم الاستراتيجيات اللازمة لتنفيذها، علاوةً على متابعة سير العمل في المؤسسة على أكمل وجه، ويجدر ذكر أن التخطيط والتنظيم من الأمور التي اتسع البحث فيها لأهميتها، ويمكن التعرف عليها بطريقة أوضح من خلال الاطلاع على البحث “من هنا“.

شاهد أيضًا: بحث عن استثمار الوقت كامل

ونصل هنا إلى ختام مقالنا بعدما تعرفنا على ما هو التخطيط، بالإضافة إلى ما هي فوائد التخطيط وأنواعه، وكذلك أوضحنا فوائد التخطيط الاستراتيجي، إلى جانب كيفية التخطيط، وأيضًا خصائص التخطيط، ومعوقاته.