يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي

يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي، يعتبر فن التقرير من الفنون الإدارية المهمة التي تساعد المسؤولين والأفراد من إدارة شؤونهم الوظيفية وطرح الاستنتاجات والتوصيات التي تكون مبنية على أساس علمي رصين، حيث يعتبر التقرير من مكونات النجاح التي تعتمد على سرد الحقائق والوقائع، من خلال موقع المرجع سوف نتعرف على التقرير وما هو أنواعه وأهم العناصر الأساسية للتقرير.

فن كتابة التقرير

في المناهج والاوساط الأكاديمية يوجد تداخل بين مفهومي المقال والتقرير، حيث أن استخدام الكلمتين يكون متبادل فالتقرير يعرض الموضوعات والأعمال التجارية والعلمية والتقنية بشل مفصل، بينما المقال يقوم باستعراض الحجج والسعي للاستدلال والتوضيح، حيث يركز التقرير على سرد الحقائق بشكل رسمي، بينما التقرير عبارة عن مستند صغير موجه لجمهور معين ولغرض معين، كما يحدد بشكل عام ويعمل على تحليل المشكلة أو الموقف، وعلى الغالب يقدم مجموعة من التوصيات للعمل القادم، وهي دائما تحتاج أن تكون منضبطة ومنظمة وواضحة بشكل جيد.[1]

خصائص كتابة التقارير

من أجل كتابة مقال جيد خالي من العيوب يجب اتباع الخطوات التالية التي تضمن مقال ذو جودة عالية:

• أن يوجد عنوان مناسب لكل تقرير بناء على طبيعة المحتويات.
• أن يكون التقرير قابل للقراءة من قبل شخص عادي وأن تكون لغته مفهومة.
• يجب إعداد التقرير وتقديمه في غضون فترة زمنية قصيرة أو بفترة زمنية محددة.
• أن يتصف التقرير بالدقة والموضوعية والتحديد.
• يجب تضمين البيانات والمعلومات الدقيقة التي تكون ذات صلة فقط بالتقرير.
• أن يقدم التقرير معلومات للأشخاص المعنيين وحسب.
• الاهتمام بتنسيق التقرير، وكتابة محتوياته بتسلسل.
• أن يقدم التقرير شرح لكافة التفاصيل المتعلق بالموضوع.
• يجب النظر في تكلفة إعداد التقرير.
• العمل على تحديد وتيرة التقارير وآلية عملها.
• أن يكون بناء التقرير جذاب وأسلوب غير ممل للقراءة.
• أن يتضمن التقرير معلومات حديثة وحسب.

يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي

إن التقرير يتكون من ثلاثة أجزاء وهي المقدمة، وصلب الموضوع، والخاتمة، حيث يعتبر التقرير وسيلة من وسائل التواصل التي تساعد على تحقيق الرقابة والمتابعة والمراجعة والتقييم بناء على الخطة المرسومة وفق سياسات المنظمة التي تسعى جاهدة من أجل تحقيق أهدافها وتطلعاتها.

اقرأ أيضا: الفرق بين التعميم والتقرير

ما هي عناصر التقرير

إن عناصر التقرير تضمن لأن يكون التقرير منمّق وقادر على إقناع الناس من خلال المعلومات الدقيقة التي يطرحها سواء بأسلوب العرض أو من خلال المعلومات التي يذكرها التقرير، كما يتوجّب أن يكون التقرير مكتوب بلغة شيّقة تمتّع القارئ وأن يكون الأسلوب المتبع متسلسل من حيث المواقف والأحداث والمعلومات حتى لا يتشتت القارئ ويكون على تواصل مع الفكرة المعروضة، فيما يلي نذكر عنصار التقرير المهمة لبناء مقال بجودة عالية:

• العنوان: يقدم العنوان فكرة بسيطة ومختصرة عن الموضع الذي يريد الكاتب أن يعرضه فالعنوان هو الواجهة الرئيسة للتقرير وهو من عناصر الجذب المهمة لدفع القارئ على الاستمرار في القراءة.
• الملخص: يقدم التقرير مختصر بسيط عن الموضوع بحيث يعطي فكرة مبدأيه عن المحتوى المقدم، بحيث يكون مختصرًا وواضحًا وأن يكون معروضًا بلغة سهلة مفهومة يدركها أي شخص.
• المقدمة: تعتبر المقدمة هي أول جزء من عناصر التقرير وهي الجزء التعريفي الخاص به وتعطي لمحة مختصر عن قيمة الموضوع والتي تتضمن ترتيب توضيح تفاصيل محتويات التقرير.
• المحتوى: يقدم التقرير محتوى متنوع من الدراسات والحقائق وذلك بناء على تسلسل مترابط مع وجود أجزاء التقرير مع وجود مراعاة لترتيب الأحداث والنقاط التي تربط الأهمية ببعضها البعض والتي تكون ضمن محتوى يضم مجموعة من العناوين الفرعية والعناوين الرئيسية.
• النتائج: هي مجموعة من الاستنتاجات التي يتم استخلاصها من التقرير بحيث يجب أن تكون هذه الاستنتاجات واقعية وذات منطق مبرر، كما يجب أن تكون الاستنتاجات منطقية ومبرهنة، وبعيدة عن التحيّز للنتائج وأن تقدم نصائح وارشادات لأجل التقدم إلى الأمام.
• التوصيات: هي من المراحل المهمة والنهائية التي تقوم باقتراح بعض الحلول المناسبة للجميع والتي تساعد على تخطي مشكلة البحث وعدم تكرراها من جديد.
• الملاحق: يعتبر الملحق هو الدليل البيّن الذي يوضح استكمال للمعلومات الموجودة في التقرير، إضافة إلى معرفة النتائج والتوصيات وكافة الاستنتاجات التي تتعلق بالتقرير وغالبا ما يرغب المعنيون برؤية هذه الملاحق وحسب.

ما هي أنواع التقارير

يوجد العديد من أنواع التقارير والتي تختلف من حيث المهام والوظائف فيما يلي نذكر أهم أنواع التقارير المعروفة:

• تقارير رأسية أو جانبية .
• تقارير داخلية أو خارجية .
• تقارير دورية .
• تقارير رسمية أو غير رسمية .
• تقارير قصيرة أو طويلة .
• تقارير إعلامية أو تحليلية .
• تقرير عرض .
• تقارير وظيفية

خطوات كتابة التقرير

فيما يلي نستعرض الطريقة التي يتم فيها إعداد التقارير بصورة صحيحة ومتقنة:

• تحديد “الشروط المرجعية”: من أجل اتخاذ قرار بما يخص الاختصاصات لتقريرك، من خلال قراءة التعليمات الخاصة بك أو قراءة أي مصدر للمعلومات التي حصلت عليها حول التقرير، مع التركز على فكرة كتابة الغرض أو الدافع لكتابة التقرير.
• قم بتحديد الإجراءات: ما يعني التخطيط للتحقيق أو البحث، وكيف سيتم كتابة التقرير.
• البحث عن المعلومات الدقيقة: من الأمور المهمة التي جب الاعتناء بها العثور على المعلومات التي تحتاجها لتقريرك.
• حدد الهيكل: يوجد عدد من الهياكل التي تساعد في صياغة التقارير بسبب أ لها هيكل مماثل، والتي قد تطرأ عليها اختلافات بسيطة.
• القيام بصياغة الجزء الأول من تقريرك: بعد أن يكون بحوزتك الهيكل الخاص بك، من المهم كتابة العناوين ، ومن ثم ابدأ بملئها بالمعلومات التي قمت بجمعتها إلى هذه اللحظة.
• تحليل النتائج: يساعد التحليل استخلاص النتائج حيث يعتبر الاستنتاج هو المكان الذي تحلل فيه نتائجك وتقوم بتفسير ما وجدته.
• تقديم التوصيات: تقديم التوصيات التي يمكن أن تكون سبب في حل المشكلة.
• صياغة الملخص التنفيذي وجدولته: ولهذا تحتاج بعض التقارير أن يتوفر ملخصًا تنفيذيًا أو قائمة محتويات، بالرغم أن هذين القسمين يقتربان من بداية التقرير، فلن تتمكن من العمل بهما إلى أن تنتهي من ذلك، والانتهاء من الهيكل ومن جمع كافة التوصيات.
• قائمة المراجع: العمل على تجميع قائمة بكافة المراجع المستعملة.
• المراجعة والتدقيق: مراجعة مسودة التقرير الخاص بك.

اقرأ أيضا: ما الفرق بين المحضر والتقرير

مكونات التقرير

فيما يلي نستعرض أهم مكونات التقرير الذي يضمن بناء تقرير متكامل من حيث المكونات الأساسية والبنائية التي تساعد على كتابة التقرير وعرض المعلومات بشكل كتابي، فيما يلي أهم مكونات التقرير:

• المقدمات:
  • صفحة العنوان.
  • صفحة للخطاب المصاحب للتقرير.
  • ملخص إداري.
  • مكونات التقرير (الفهرست).
  • المقدمة.
• جسم التقرير (عرض للبيانات):
  • عناوين رئيسة.
  • عناوين فرعية.
  • عناوين جانبية (إن وجدت).
• النهايات:
  • ملخص للتقرير.
  • التوصيات.
  • المراجع.
  • الملاحق.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقالنا الذي يتحدث عن فن كتابة التقرير، كما تعرفنا على خصائص كتابة التقرير، وأجبنا عن سؤال يتكون التقرير من ثلاث أجزاء رئيسية هي، مع تحديد أهم عناصر التقرير، وأنواعه، إضافة إلى توضيح خطوات كتابة التقرير، مع ذكر أهم مكوناته.