صفات السكرتير الناجح

صفات السكرتير الناجح، لا تصبح مبالغة إذا قيل بأن السكرتير الجيد هو أداة نمو الشركة بأكملها، فتلك الوظيفة هي الرابط الرئيسي بين الإدارة الممثلة في صاحب العمل أو الرئيس، وبين فريق العمل والموظفين، وهي التي تكون مطّلعة على الرؤى المتعلقة بثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي، كما أنها وظيفة عامة تتواجد في جميع المجالات تقريبًا بما فيه الاقتصادية والسياسية والهندسية والتجارية، ولأهميتها يستعرض موقع المرجع أهم صفات السكرتير الناجح.

ما هي وظيفة السكرتير ومهامه

تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير أو المساعد الإداري -كما يُطلق عليه- في تسهيل الاتصالات داخل المكتب الإداري والتفاعلات الميدانية مع الموظفين والجمهور، هذا بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات وترتيب المهام بحسب الأولويات، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين، وأيضًا الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها، وبما أنها وظيفة تحتاج إلى مهارات متنوعة سواء الشخصية منها أو العملية، فالسكرتير يجب أن يكون موظفًا جديرًا يحظى بخبرة واسعة في مجاله المهني.[1]

صفات السكرتير الناجح

يتميز السكرتير الناجح في وظيفته ببعض الصفات المهنية والشخصية التي تجعله قادر على تلبية متطلبات تلك الوظيفة متعددة المهام، لا سيما وأنها من النوع الذي يحتاج إلى المتابعة المستمرة للمتطلبات الطارئة بخصوص العمل والموظفين، وفيما يلي أبرز صفات السكرتير الناجح:

التنظيم الدقيق

من الضروري أن ينجح السكرتير في تطبيق نظام دقيق بخصوص المهام الرئيسية والثانوية اليومية، ويعرف السكرتير الخبير كيفية ابتكار أنظمة جيدة وبسيطة لضمان ذلك النظام الدقيق الذي يجعله يوفر في الوقت والمجهود اللازمين لإتمام مهمةٍ ما سواء كانت ورقية أو من خلال الحاسب الآلي، فالتنظيم مهم للغاية خصوصًا عند جدولة المواعيد وإدارة جداول المديرين أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.

الاحتفاظ بالملاحظات الدقيقة

دائمًا ما تطرأ في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية معلومات مهمة للشركة ومدير العمل، ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية حول ما يحدث حتى يتم النظر إليه لاحقًا دون نسيان، وتتمثل تلك التفاصيل في جدولة معينة أو اقتراحات تخص الشركة أو معلومات طارئة للإدارة وما إلى ذلك.

امتلاك مهارات التواصل

يُقال إن السكرتير الناجح هو بوابة الشركة ولسانها، ولهذا يجب أن يتحلى بقدر ممتاز من مهارات التواصل خصوصًا عند الاتصال المباشر مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء، وأن يمتلك القدرة على صياغة الكلمات في رسائل البريد الإلكتروني الموجزة والاتصالات الهاتفية.[2]

إدارة وحل المشكلات

في كثير من الأحيان، يتعرض السكرتير بشكل خاص إلى ضغوط عمل ناتجة عن ظهور مشكلات سواء كانت إدارية طارئة أو تتعلق بموظفي الشركة أو عملائها، وبهذا يجب عليه أن يمتلك القدرة على حل تلك المشكلات وتوجيهها بهدف تسهيل تعامل الإدارة معها، فهناك مشكلات تتطلب جدولة مواعيد طارئة أو التعامل المباشر مع أصحاب المشكلة.

القدرة على الكتابة

قد تكون في ظاهرها صفة بديهية، لكنها صفة ضرورية للغاية بالنسبة لوظيفة السكرتارية، فالسكرتير الجيد يجب أن يتميز بمهارة الكتابة مع رصيد لغوي كبير يمكّنه من إدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد اللغوية التي تؤكد جودة الشركة، هذا بالإضافة إلى تمكنه من الكتابة بشكل سريع أيضًا، وذلك لأن أغلب مهامه تتعلق بهذه المهارة فيما يتعلق بالرسائل المكتوبة ورسائل البريد الإلكتروني ومراجعة العقود وما إلى ذلك.[3]

توقُّع الاحتياجات الطارئة

يتميز السكرتير الناجح بمهارته في توقع ما قد يكون مطلوبًا في المستقبل بشكل طارئ، وذلك لكي لا يكون هناك عجزًا مفاجئًا في أحد الموارد أو الأعمال يتسبب في خسائر كبيرة، ولعل هذه المهارة هي ما تُظهر خبرة السكرتير في إدارة مهامه ومتابعة الأعمال باستمرار.

امتلاك المهارات التقنية

في هذا العصر بشكل خاص، يجب أن يمتلك السكرتير قدرًا جيدًا من المهارات التقنية الأساسية مثل التعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس، وأحيانًا تتطلب بعض مهن السكرتارية معرفة سطحية أو قوية لبرامج Adope، هذا بالإضافة إلى القدرة على التصفّح وإجراء الدراسات من المصادر الموثوقة.

اقرأ أيضًا: أكثر التخصصات المطلوبة في السعودية 2030

ما هو المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية

إن وظيفة السكرتير ليست مهنة منفصلة في حد ذاتها، وإنما يمكن اعتبارها درجة وظيفية تتواجد في أغلب المهن خصوصًا التي تتعلق بالإدارة والمحاسبة في المجال التعليمي والاقتصادي والهندسي وما إلى ذلك، لذا فإذا كانت وظيفة السكرتير جاءت بعد تخصص وظيفي، فهي تعتبر درجة مهنية من الممكن أن يترقى صاحبها ليصبح مساعدًا إداريًا أو منسقًا إداريًا أو مساعدًا تنفيذيًا، كما يمكن أن يصبح مدير مكتب، ومع ازدياد أهمية تلك المهنة، أصبح هناك تخصص دراسي يتعلق بها خصيصًا في المعاهد والجامعات.

اقرأ أيضًا: كيف اعرف التخصص الجامعي المناسب لي

أنواع مهنة السكرتارية

تعطي الشركات ومؤسسات العمل أهمية كبيرة لوظيفة السكرتير نظرًا لأهمية مركزه الذي يعتبر حلقة وصل بين الإدارة والموظفين والعملاء أيضًا، فالسكرتير الناجح له أثر كبير في زيادة الإنتاجية وتعزيز البيئة الإيجابية داخل الشركة بإدارة الوقت والمواعيد وتنظيم المهام والميزانيات، وهناك أنواع رئيسية يمكن أن تندرج تحت مهنة السكرتارية، ويمكن تصنيفها كالآتي:[4]

• السكرتير التنفيذي: يُعرف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي، وتتمثل أبرز مهامه في الأعمال الكتابية والتنظيمية وتنظيم المواعيد والمكالمات وكتابة التقارير، والإشراف على الموظفين كممثل عن الإدارة، وهي من أكثر وظائف السكرتاترية انتشارًا.
• سكرتير المكتب: تعتبر هذه الوظيفة من أكثر وظائف السكرتارية انتشارًا أيضًا، وهي التي تتعلق باستخدام المعدات المكتبية كآلات التصوير وأنظمة الهاتف، وإدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية لدى أصحاب العمل.
• السكرتير القانوني: يبرز ذلك النوع في مكاتب المحاماة أو المحاسبة القانونية، وتتمثل مهام السكرتير في الوظائف الكتابية وإجراء التقارير والمستندات القانونية وتجهيزها للعرض أمام المحكمة أو العملاء.
• السكرتير الطبي: يظهر ذلك النوع في المؤسسات الطبية كالمستشفيات والعيادات، وتكمن أبرز مهام السكرتير في تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات ملء الاستمارات والسجلات الطبية.

المهارات الأساسية للسكرتير الناجح

يحتاج السكرتير إلى امتلاك عدد من المهارات الأساسية التي تجعل منه متميزًا في منصبه وقادرًا على استيفاء متطلبات تلك المهنة بكفاءة، وفيما يلي أبرز تلك المهارات الشخصية والمهنية التي يحتاج إليها السكرتير الناجح:[5]

• التواصل الشفهي والكتابي.
• المهارات التقنية وبرامج الكمبيوتر.
• المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
• التفاوض الفعال.
• المرونة والقدرة على التكيف.
• حل المشكلات.

كيف تصبح سكرتيرًا ناجحًا

لا شك بأن بناء أساس قوي لشركة ناجحة يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يستطيع إدارة المهام المتنوعة بدقة، ولكي يكون المرء سكرتيرًا ناجحًا في أي مجال مهني، فعليه أن يتحلى بتلك الصفات التي قد سبق ذكرها إضافة إلى صفة ضرورية وهي الصدق والأمانة، نظرًا لأن السكرتير يعتبر البوابة الأساسية للمعلومات التي تأتي إلى الإدارة وصاحب العمل، كما أن هناك سمات رئيسية أخرى مثل استحداث خطط تنظيمية للأعمال، ومهارات لحل المشكلات، أما المهارة المهمة للغاية فهي في التطوّر والتعلّم المستمر ومواكبة كل جديد يطرأ في الأعمال حتى لو تطلّب تعلم مهارة تقنية أو شخصية جديدة.

اقرأ أيضًا: هل تخصص الإدارة المكتبية لها مستقبل

بهذا نصل إلى نهاية مقالنا صفات السكرتير الناجح، والذي اتسعرضنا معكم فيه تعريف تلك المهنة وأهميتها، وأهم الصفات التي يجب أن يتحلى بها السكرتير الناجح، ثم انتقلنا إلى عرض موجز للمسار الوظيفي وأنواع السكرتارية ومهاراتها الضرورية.