ما هي الارشفة الالكترونية

ما هي الارشفة الالكترونية، مع التقدم الزمني والتطور التكنولوجي الهائل الذي يشهده العالم ومع دخول الحاسوب إلى كافة مجالات الحياة توصل الإنسان إلى طريقة تساعده على حفظ جميع أوراقه ومعاملاته بمكان آمن يسهل الرجوع إليه متى ما يشاء، وتسمى هذه العملية بالأرشفة الإلكترونية، وسوف نتعرف في هذا المقال عبر موقع المرجع، عن أهداف عملية الأرشفة الإلكترونية، ومرحلة التخطيط لها، وعن هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف، إضافة إلى برامج الأرشفة الإلكترونية وخصائص هذه البرامج، وسيتم ذكر العديد من المعلومات الأخرى حول هذا الموضوع.

ما هي الارشفة الالكترونية

مع التطور الذي يشهده العالم كان لا بدَّ من وجود طرق سريعة وفعالة تُسهل الوصول إلى المعاملات المؤرشفة عن طريق الورق، فظهر ما يسمى بالأرشفة الإلكترونية والتي تم تعريفها بأنها عملية تنظيم الملفات بشكل علمي ومنظم، وذلك لتسهيل الوصول إلى الأوراق والبيانات والمعاملات في أي وقت دون الحاجة لمجهود وإضاعة الوقت في البحث بين الورق، ويكون ذلك عن طريق تحويل المستندات والوثائق من الصيغة الرقمية إلى الصيغة الإلكترونية، ونقلها وترتيبها على برامج مخصصة لهذه العملية، وذلك عن طريق وسائط إلكترونية مخصصة. بحيث يجعل الوثائق مادة سهلة التداول والاسترجاع، فيتم البحث عنها من خلال رقم الوثيقة أو التاريخ الذي حفظت به أو أي شيء يشير لها، ويستطيع أيضًا البحث في أكثر من قاعدة بيانات في وقت واحد.[1]

شاهد أيضًا: جهاز الكتروني يمكنه معالجة وتخزين واسترجاع البيانات

أهمية الأرشفة الإلكترونية

تكمن أهمية عملية أرشفة المعلومات والبيانات إلكترونيًا فيما يلي:[2]

• توفير المعلومات الدقيقة في أقل وقت ممكن.
• تقليص التكلفة المالية في الشركات والمؤسسات.
• المساهمة في زيادة كفاءة العمل عن طريق استخدام تقنية الاتصالات والمعلومات.
• عدم حاجة المراجعين والموظفين إلى الرجوع إلى الأرشيف.
• إتاحة كمية من المعلومات للعميل، والحرية في اختيار الأداة التي يريدها في البحث.
• حماية البيئة من خلال تقليل النفايات.
• السهولة في عملية المراجعة والتحرير.
• تسهيل وصول المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
• توفير المساحات الواسعة في المكاتب والشركات.
• سهولة استرجاع نسخ من صور الوثائق
• تكون صور الوثائق الورقية دقيقة وملونة.

شاهد أيضًا: الجهاز الذي يربط شبكة محلية بشبكة موسعة أو الإنترنت يطلق عليه، مع التطور التكنولوجي في هذا العالم

مراحل الأرشفة الإلكترونية

هناك مرحلتان أساسيتان للأرشفة الإلكترونية، وهما:[3]

مرحلة التخطيط

وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية كالتالي:

• مرحلة الدراسة والمسح: حيث يتم حصر المعلومات المراد أرشفتها.
• مرحلة التحليل: تتمثل في الفرز والجرد لتحديد الأولويات في عملية تحويل الوثائق من الورقية إلى الإلكترونية.
• مرحلة بناء الخطة: وضع خطة لتنظيم سير عملية الأرشفة من حيث تاريخ النقل والإتلاف.
• مرحلة اختيار البرمجيات: حيث يتم هنا تحديد واختيار الأجهزة المراد استخدامها في عملية الأرشفة.
• مرحلة إعداد قواعد البيانات: بهذه الخطوة يتم تحديد قواعد البيانات التي سيتم استخدامها.

مرحلة التنفيذ

وتنقسم هذه المرحلة إلى مراحل فرعية وهي:

• مرحلة تحضير الوثائق من أماكن تواجدها إلى المكان المخصص للتنفيذ، وتجميعها حسب تصنيف محدد.
• مرحلة المسح الضوئي عن طريق تصوير أو نسخ الوثائق القديمة وتحويلها إلى صورة رقمية.
• وضع علامات على الوثائق لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد انتهاء عملية الأرشفة.
• تدقيق الجودة للوثائق ومقارنتها بالوثائق القديمة، وتحديد الاختلافات.
• تخزين الوثائق في وسائط تخزين مختلفة.

شاهد أيضًا: رابط نظام سهل وزارة الصحة تسجيل الدخول اون لاين sahelonline.moh.gov.sa

هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف

تسرع الأرشفة الإلكترونية من عمل مسؤول الأرشيف بحيث أنها تساعده على الدقة في التنظيم والبحث، وتساعد في الوصول الى المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر، بالإضافة إلى إمكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات تعجز عنه الأرشفة الورقية، أما بالنسبة للمنشأة فهي تخفف من عدد الموظفين، وتسهل ربط أجزاء الشركة مع بعضها من خلال توزيع المستندات بشكل إلكتروني، فيتيح نظام الأرشفة الإلكترونية الاحتفاظ بالوثائق على شكل ملفات إلكترونية، وذلك بعكس الأرشيف التقليدي الذي يكون عن طريق ملفات ورقية، ويساعد الأرشيف الإلكتروني في استغلال الأماكن المخصصة لحفظ الوثائق الإلكترونية واستخدامها في أمور حيوية أكثر. [4]

شاهد أيضًا: ما أنسب الطرق التي تساعد الكتاب والمؤلفين على تلخيص تفاصيل موضوعاتهم؟

عيوب الأرشفة الإلكترونية

على الرغم من وجود فوائد عديدة لأرشفة الوثائق إلكترونيًّا، إلا أن لها بعض الجوانب السلبية، والتي تتمثل فيما يلي:[5][6]

• احتمالية تعرض المستندات والوثائق للسرقة.
• زيادة التكلفة على الشركات، إذ لا بد من توافر أجهزة حاسوب في كل مكتب.
• احتمالية تعرض البيانات المخزنة على الأجهزة للاختراق أو التحريف.
• إمكانية حصول عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو البرامج.

شاهد أيضًا: يسمى البحث في الانترنت بالتخزين

متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني

هناك بعض المتطلبات التي يجب أن تتوافر لإمكانية التحول من الأرشيف التقليدي إلى الإلكتروني ومن هذه المتطلبات ما يلي:[7]

• توفر الأجهزة والآلات مثل الحاسب الآلي والطابعات والخوادم والمساحات الضوئية
• توفر البرامج التي سيتم الأرشفة عليها مثل برنامج بايت كويست والعديد من البرامج الأخرى التي سيتم ذكرها لاحقًا
• توفر البرامج المساعدة مثل برنامج Wise Image، والذي يستخدم لتنظيف الوثائق التي تحتوي على نقط سوداء، وبرامج أخرى مساعدة

شاهد أيضًا: استخدم برنامج لتحرير النصوص وتنسيقها لتصبح أكثر وضوحا وجاذبيه

برامج الأرشفة الإلكترونية

يوجد العديد من الأنظمة والبرامج التي يتم استعمالها في عملية الأرشفة الإلكترونية ومن هذه البرامج ما يلي:[8]

• نظام EDOX
• نظام EDMS
• نظام EVERSUITE
• نظام DOC WEAR
• نظام ALCHEME
• نظام FILE NET
• نظام ARAB DOCS
• نظام WATER MARC
• نظام REDDOT
• نظام LASER FICHE
• نظام SAPERION

شاهد أيضًا: لتوفير السعة التخزينية يمكننا تصغير حجم الملفات و المجلدات من خلال

خصائص برامج الأرشفة الإلكترونية

تمتاز برامج الأرشفة الإلكترونية بعدة خصائص ومنها ما يلي:[9]

• سهولة التعامل مع جميع الملفات.
• يدعم برامج الصور والرسومات.
• يدعم حفظ الفاكسات الواردة.
• سهولة تطويرها وتحديثها.
• دعم أرشفة الوسائط الأخرى.
• إمكانية استرجاع البيانات التالفة.
• التكامل والاندماج مع الأنظمة الأخرى.
• دعم البريد الإلكتروني.
• تمتلك محرك بحث قوي يضمن البحث بجميع الحقول.
• سهولة الاستخدام ولا يحتاج للكثير من التدريب.
• التعامل مع قواعد البيانات.
• دعم اللغة العربية.
• إمكانية تصدير البيانات.
• إمكانية الدخول عن بعد إلى النظام.
• القدرة على حماية الوثائق من السرقة والاختراق.
• دعم تقنية الشبكات
• يفي باحتياجات الشركات.
• دعم البروتوكولات العالمية المشهورة.
• القدرة على تقديم التقارير.

شاهد أيضًا: نقوم بضغط حجم الملفات و المجلدات ل

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى نهاية هذا المقال، والذي تناولنا فيه ما هي الارشفة الالكترونية، كما تعرفنا على مراحلها وأهدافها، كما تطرقنا لذكر سلبيات الأرشفة الإلكترونية، وأجبنا عن سؤال هل الأرشفة الإلكترونية تسرع من عمل الأرشيف، وعن متطلبات التحول من الأرشيف التقليدي إلى الأرشيف الإلكتروني، وذكر أسماء برامج الأرشفة الإلكترونية، وخصائص برامج الأرشفة الإلكترونية.