المرجع الموثوق للقارئ العربي

نموذج لفت نظر للموظف بسبب الإهمال

كتابة : محمد طارق

نموذج لفت نظر للموظف بسبب الإهمال، إن خطاب لفت النظر أو كما يُعرف أيضًا بمسمى خطاب التوبيخ، هو نموذج مكتوب من قِبَل المدير المسؤول للتنبيه إلى مشكلة يقوم بها الموظف، وهي تعتبر من أهم الخطوات المهنية لحل المشكلة ورفع أداء الموظفين، لكنه قد يكون مؤشرًا إلى تحذير صريح يسبق اتخاذ إجراءات أكثر تأثيرًا إذا لم يتم إيجاد حل، وفي هذا المقال يستعرض موقع المرجع معكم أهمية خطابات لفت النظر أو خطاب التوبيخ، وأهم النماذج الجاهزة التي تساعد المُدراء على ذلك.

خطاب لفت نظر للموظف

إن خطاب لفت النظر أو خطاب التوبيخ، هو شكل رسمي من أشكال الاتصال بين الإدارة والموظفين في مكان العمل، إذ يقوم مدير العمل بتسليم الخطاب إلى الموظف عندما يظهر منه سلوكيات أو أفعال غير مرغوب فيها في العمل كتخلّف عن مواعيد العمل أو ضعف واضح في الأداء دون مبرر، أو سلوكيات غير مقبولة، ويخضع هذا الخطاب لأُسس تحدد كيفية كتابته بشكل رسمي، ولهذا تتوفر منه نماذج جاهزة يحتفظ بها أصحاب العمل.

الهدف من خطاب لفت نظر الموظف

تستخدم الشركات وأصحاب العمل والمديرون خطابات لفت النظر كأدوات تأديبية أو تنبيهية لدى موظفيها، فقد يكون لفت النظر تحذيرًا أوليًا لوقف السلوك غير المرغوب فيه، لذا فعادةً ما يكون خطوة أولى ضمن مجموعة خطوات يرتبط توقفها بتوقف الموظف عن السلوك غير المرغوب فيه، لكن الهدف منه أيضًا هو الرسمية المرتبطة به بدلًا من الاتصال المباشر الذي قد يعتبره الموظف مجرد تواصل كلامي عادي مع مديره.[1]

نموذج لفت نظر للموظف بسبب الإهمال

من المهم أن يكون خطاب لفت النظر الذي تقدمه الشركة رسميًا ومكتوبًا بلغة متحفظة وأسلوب رسمي، وذلك مع احتفاظ الإدارة بنسخة منه بجانب النسخة التي يتم تسليمها للموظف، ويكمن السبب في أن ذلك الخطاب هو خطوة ضمن مجموعة خطوات تدريجية تتخذها الشركة للحفاظ على حقوقها وحقوق الموظف الذي سبق وقد تم تنبيهه إلى إهماله قبل اتخاذ اللازم، ويمكن كتابة إنذار لفت النذر بالصيغة الآتية:

شركة………

خطاب لفت نظر

السيد………………… الموظف بقسم……………… الرقم الوظيفي…………..

إنه بتاريخ…../……/………..

قدمنا نحن الإدارة المسؤولة ممثلةً في رئيس مجلس الإدارة أ/ …………… لفت نظر الموظف المذكور بسبب……………….. وذلك لما بدر منه في تاريخ ……….. من تقصير مستمر في حق العمل بتخلّف عن المواعيد دون اعتذار أو مبرر واضح، وعدم تسليم الأعمال المطلوبة منه ومراجعتها لمدة قدرها……….

 

ونرجو العلم أنه في حال استمر ذلك الإهمال دون توضيح لما حدث مسبقًا، وتأكيد على حل المشكلة، فستضطر الشركة آسفةً إلى استخدام حقها في الاستغناء عن خدمات الموظف المذكور نظرًا للإهمال المستمر، مع اتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة وتسوية الأمور العالقة بهدف الحفاظ على سير العمل.

كما يمكنكم الحصول على ذلك النموذج بشكل جاهز بصيغة “word” بهدف التعديل عليه بالبيانات الموجودة أو طباعتها واستخدامها “من هنا“، أو بصيغة pdf “من هنا“.

شاهد أيضًا: لفت نظر نموذج انذار موظف pdf

أسباب إصدار نموذج لفت نظر للموظف

توجد العديد من الأسباب الشائعة التي تجعل المدير المسؤول يصدر نموذج لفت نظر للموظف بهدف تنبيهه نحو تصرف معين، ومحاولة حل مشكلته سريعًا حتى لا يتم اتخاذ إجراءات ناتجة عنها أكثر تأثيرًا قد تمس منصبه الوظيفي أو دخله أو موقعه في العمل، وفيما يلي نعرض لكم أبرز تلك الأسباب التي تدفع الإدارة لإصدار خطاب لفت النظر:

  • التأخير المستمر.
  • التغيب عن العمل دون سابق إنذار.
  • سلوك غير ملائم في العمل.
  • إساءة استخدام المعدات.
  • التغيب عن الاجتماعات الهامّة.
  • الأداء الضعيف على المدى البعيد.

خطوات كتابة نموذج لفت نظر للموظف

أصبحت خطابات لفت النظر مهمة لدى الشركات من ناحية الاهتمام بإنتاجية العمل بالشكل الصحيح، وحل المشكلات الطارئة بشكل فوري قبل تفاقمها، كما أنها لا تعتبر بالضرورة رسائل إنذار بل قد تكون مشجعة للموظف، وفيما يلي أهم الخطوات الفعالة لكتابة نموذج لفت نظر للموظفين:

  • البيانات الرئيسية: مثل كتابة اسم الشركة، واسم الموظف بالكامل، ومنصبه الوظيفي بالتحديد، وتاريخ إصدار خطاب لفت النظر.
  • كتابة اسم صاحب القرار: أي توضيح أنه من المدير المسؤول أو مجلس الإدارة.
  • كتابة سبب الخطاب: وذلك بذِكر جميع الأسباب التي دفعت الإدارة إلى توجيه خطاب الإنذار كسُبُل التقصير والمخالفات التي قام بها الموظف بتفاصيلها.
  • توضيح المطلوب: وهنا يتم كتابة ما ترجوه الشركة من الموظف المذكور، مثل توضيح الأسباب ثم اتخاذ خطوات جديّة لتصحيح الوضع.
  • التحذير: وهي خانة يلجأ إليها المدير المسؤول في الخطابات شديدة اللهجة، والتي ينبه فيها إلى أنه سيتم اتخاذ إجراءات تأديبية إذا لم يتم تصحيح الموقف.
  • توقيع المسؤولين: وتكون في نهاية الخطاب بإمضاء المدير المسؤول أو الرئيس المباشر.

شاهد أيضًا: نموذج عقد العمل الموحد لوزارة العمل pdf و word

الاعتراض على لفت النظر

في بعض الأحيان، قد يكون خطاب لفت النظر الموجّه للموظف ناتج عن سوء فهم بين الشركة والموظف المعنيّ، أو صدر بشكل غير مفهوم، ولهذا تضمن أغلب الشركات لموظفيها الحق في تقديم اعتراض رسمي على لفت النظر المقدم إليهم، وذلك في حال وجدوه غير منطقي، ويتم ذلك إما بطريقة كتابية يرسل فيها الموظف خطابًا مذكور فيه مبرراته وأسبابه إلى الإدارة المسؤولة، أو بتواصل شفهي مباشر في اجتماع يوضح فيه تلك الأسباب، ثم تتخذ الإدارة قرارًا جديدًا بشأنه.

نصائح لكتابة نموذج لفت نظر فعال

إن الهدف الرئيسي من خطاب الإنذار أو لفت النظر هو بيان المشكلة ومحاولة الوصول إلى حل فوري لها، وليس تهديد الموظف بإتخاذ إجراءات تأديبية في المقام الأول، ولهذا من الضروري أن يكون الخطاب مشجعًا أكثر منه مهددًا خاصةً إذا امتلك الموظف سيرة مهنية إيجابية في العمل قبل حدوث المشكلة، لذا قد تساعد هذه النصائح الهامة:[2]

  • تضمين جدول زمني ملائم لحل المشكلة، مثل تحسن أداء الموظف.
  • شرح كيفية تأثير المشكلة على زملاء العمل ونجاح المؤسسة.
  • توضيح العواقب التي تتسبب فيها تلك المشكلة، وسبب اضطرار الشركة لإرسال الخطاب.
  • منح فرصة الرد للموظف عما صدر نحوه، وإمكانية تقديم اعتراض كتابي.

شاهد أيضًا: نموذج رسالة طلب مساعدة مالية من جمعية خيرية

بهذا يمكننا أن نختتم مقالنا نموذج لفت نظر للموظف بسبب الإهمال، والذي عرضنا فيه نموذجًا جاهزًا لخطاب الإنذار بأكثر من صيغة متاحة، كما تطرقنا إلى تعريف خطاب لفت النظر وأهميته، وأبرز الخطوات الضرورية لكتابته بشكل رسمي وفعال.

المراجع

  1. indeed.com , How To Write an Effective Letter of Reprimand , 23/05/2022
  2. thebalancecareers.com , How to Write Employee Performance Letters of Reprimand , 23/05/2022

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.