كيفية كتابة تقرير 

كيفية كتابة تقرير من الأمور التي ينبغي أن نسلط الضوء عليها؛ وذلك لأن الإنسان في مراحله المختلفة من الدراسة والعمل يحتاج إلى إعداد مثل هذه التقارير بناءً على طلب المدير المسؤول عن هذه الأمور، ومع تنوع التقريرات التي يتم كتابتها بسبب تنوع المجالات فإن خطوات التقريرات تختلف من أحدها إلى الآخر. وفي هذا المقال من موقع المرجع سوف نبين لكم الطريقة الصحيحة لكتابة التقارير المختلفة.

ما هو التقرير

التقرير هو مستند يعرض نتائج تحقيق أو مشروع أو مبادرة، ويمكن أن يكون أيضًا تحليلًا متعمقًا لقضية معينة أو مجموعة بيانات، والغرض الأساسي من كتابة التقرير هو إعلام وتثقيف وتقديم الخيارات والتوصيات للعمل المستقبلي؛ فالتقارير تعد التقارير جزءًا لا يتجزأ من عشرات الأعمال، بما في ذلك العلوم والرعاية الصحية والعدالة الجنائية والأعمال والأوساط الأكاديمية. [1]

شاهد أيضًا: ما الفرق بين المحضر والتقرير

كيفية كتابة تقرير 

تختلف التقارير فيما بينها بسبب اختلاف الغرض الذي يؤديه كل تقرير، فهناك أنواع مختلفة من التقارير؛ منها ما هو طبي، ومنها ما يتم كتابته للعمل، أو للجامعة، أو للمدرسة أو غير ذلك من الأنواع المختلفة، لهذا لا يمكننا أن نجد التقرير بنقاط معينة دون غيرها، لكن بشكل عام هناك مجموعة من النقاط الهامة التي ينبغي التركيز عليها عند كتابة التقرير، وسوف نسرد فيما يأتي بعض هذه الخطوات التي يجب اتباعها: [1]

• حدد الاختصاصات.
• أجرِ بحثك.
• اكتب مخططًا.
• اكتب مسودة أولى.
• حلل البيانات وتسجيل النتائج.
• أعط وصية متعلقة بمسار العمل.
• حرر التقرير ثم اطبعه ووزعه.

شاهد أيضًا: خطوات كتابة تقرير بطريقة احترافية

نموذج عن كيفية كتابة التقرير

لتسهيل إعداد التقرير على الفرد عليه أن يطلع على نماذج تقريرات تم تحضيرها وكتابتها مسبقًا، وسوف نضع لكم فيما يأتي نموذجين لكتابة التقرير أحدهما باللغة العربية والآخر باللغة الإنجليزية يمكن الاستفادة منهما:

شاهد أيضًا: نموذج كتابة تقرير عمل جاهز

كيفية كتابة تقرير من صفحة واحدة

تتكون التقارير عادة مما يزيد عن الصفحة الواحدة، لكن فيما يتعلق بالتقارير اليومية فإنها تكون في بعض الأحيان مكونة من صفحة واحدة، وأو وفق ما يتم طلبه من الشخص فإنها تكون قصيرة في بعض الأحيان، وسوف نبين لكم فيما يأتي أفضل طريقة لكتابة تقرير مختصر من صفحة واحدة:

• قم بالبحث: تعلم كل ما تستطيع معرفته عن القضية المطروحة؛ حيث إن أداؤك سوف يكون أفضل إذا بدأت بمجموعة جيدة من الأسئلة، من خلال التفكير في الأسئلة التي سيطرحها القارئ، ومحاولة العثور على الإجابات.
• ضع قائمة بأفكارك: قم بتدوين جميع ملاحظاتك وأبحاثك وكل ما تخطط لوضعه في ورقتك.
• افرزهم حسب الموضوع: من الواضح أن القيام بذلك على الكمبيوتر أسهل من القيام به يدويًا، قم بفرزها إلى أحجام معقولة، ولا تتردد في دمج هذه العناصر أو فصلها عند الحاجة، لأنها ستصبح فيما بعد فقرات.
• أعد صياغة الملاحظات في جمل مناسبة: تأكد من أن جملك صحيحة نحويًا وتتدفق جيدًا بما يكفي ليفهمها القارئ.
• أضف بعض الأفكار والتوصيات المهمة: بدون أفكار مثيرة للاهتمام لدعم كتابتك من المحتمل أن تكون ثقيلة بعض الشيء.

شاهد أيضًا: الفرق بين التعميم والتقرير

خصائص كتابة التقارير

نسرد لكم فيما يأتي بعض خصائص كتابة التقرير من المهم أن يتم اتباعها بدقة: [1]

• كون التقرير ملائمًا لمن يقرأه: قبل أن تبدأ في الكتابة تأكد من فهمك من هي الجهة التي يكتب لها التقرير، ولماذا تحتاج إلى المعلومات، وما الذي تريد منهم أن يفعلوه بعد قراءة التقرير. سيساعدك ذلك على توجيه أسلوبك والتأكد من توصيل معلوماتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
• التدقيق اللغوي بعناية: لا شيء يفسد التقرير مثل الخطأ المطبعي، لهذا قبل إرسال أو تقديم تقريرك عليك أن تتأكد من تدقيقه بعناية بحثًا عن أي أخطاء.
• الانفتاح على التعليقات: اعتمادًا على المسمى الوظيفي الخاص بك، قد تتلقى انتقادات أو تعليقات على تقاريرك، وعليك أن تحاول أن تظل متقبلًا ومفتوحًا للنقد. إذا كنت على استعداد لتلقي التعليقات وتنفيذ اقتراحات رؤسائك، فمن المحتمل أن تتحسن كتابتك نتيجة لذلك.
• استخدام الوقت بحكمة: يمكن أن تستغرق كتابة التقرير في أي مكان من بضع ساعات إلى عدة أسابيع؛ لهذا قبل أن تبدأ تأكد من تخصيص وقتك وتحديد جدول منتظم للكتابة، كما قد تحتاج إلى تحديد أهداف كل ساعة أو يومي لضمان استمرار تقدمك في المسار الصحيح.

كيفية كتابة تقرير ميداني

نظرًا لأن التقارير الميدانية لا تحتوي على تنسيق محدد، فمن المفيد أن تتأكد من المسؤول ما يجب تكتبه بالتقرير بالتفصيل بناءً على تعليمات المؤسسة قبل أن تبدأ في الكتابة. ومن المهم معرفة أن كتابة التقارير الميدانية يجب أن تكون بصيغة الماضي. وتتضمن معظم التقارير الميدانية العناصر الآتية: [2]

كتابة مقدمة التقرير

يجب أن تصف في المقدمة الهدف المحدد والنظريات أو المفاهيم المهمة التي تقوم عليها دراستك الميدانية، بالإضافة إلى طبيعة المنظمة أو المكان الذي تجري فيه التقرير، ونوع الملاحظات التي أجريتها، وما هو نطاق عملك، والطرق التي استخدمتها لجمع البيانات.

وصف الأنشطة

قبل البدء بوصف الأنشطة عليك أن تضع الحدود الزمنية والجسدية والاجتماعية التي فرضتها للحد من الملاحظات التي قمت بها، ثم قم بتوفير معلومات أساسية حول ملاحظاتك التي دونتها، وإذا لزم الأمر، قم بتدوين الأشياء المادية المهمة الموجودة والتي تساعد في وضع الملاحظة في سياقها [على سبيل المثال، بين ترتيب أجهزة الكمبيوتر فيما يتعلق بمشاركة الطلاب مع المعلم].
كما عليك أيضًا أن تسجل بيانات واقعية عن اليوم ووقت بداية ونهاية كل ملاحظة، وعن المشاركين في الموقف من حيث العمر والجنس والعرق أو أي متغيرات أخرى ذات صلة بالتقرير الذي تكتب عنه، بالإضافة إلى ذكر أسباب اختيار أمور معينة لمراقبتها بالذات.

التفسير والتحليل

ضع دائمًا تحليل وتفسيرات حول ملاحظاتك الميدانية ضمن السياق الأكبر للنظريات والقضايا التي وصفتها في المقدمة؛ فإن جزء من مسؤوليتك في تحليل البيانات هو تحديد الملاحظات التي تستحق التعليق والتفسير، وأي الملاحظات أكثر عمومية بطبيعتها، وعليك أن تثبت للقارئ أنك تنظر إلى الموقف من خلال عيون المشاهد المطّلع، وليس من منظور الشخص العادي.

الاستنتاج والتوصيات

يجب أن تلخص الدراسة بأكملها بإيجاز، مع إعادة التأكيد على أهمية ملاحظاتك، وعليك أن تتجنب تضمين أي معلومات جديدة، ويجب عليك أيضًا ذكر أي توصيات قد تكون لديك، وأن تتأكد من وصف أي مشاكل غير متوقعة واجهتها خلال دراستك، مع الانتباه إلى ألا يزيد الاستنتاج عن فقرتين أو ثلاث فقرات.

تذييل

هذا هو المكان الذي تضع فيه المعلومات غير الضرورية لشرح نتائجك، ولكنها تدعم تحليلك، مثل المعلومات التي تؤكد صحة استنتاجاتك، أو تضع في سياقها نقطة ذات صلة تساعد القارئ على فهم التقرير العام، ويكون الترتيب الذي يتم تنظيمها به حسب الترتيب الذي تم ذكرها فيه لأول مرة في نص التقرير. ومن الأمثلة على المعلومات التي يمكن تضمينها في الملحق:

• الأشكال.
• الجداول.
• الرسوم البيانية.
• الرسوم البيانية للنتائج.
• والإحصاءات.
• والصور.
• والخرائط.
• والرسومات.

المراجع

ضع قائمة بجميع المصادر التي استشرتها وحصلت على معلومات منها أثناء كتابة تقريرك الميداني. لاحظ أن التقارير الميدانية بشكل عام لا تتضمن قراءات إضافية موسعة. ومع ذلك، عليك أن تستشير المسؤول عما يتعلق بقائمة المصادر الخاصة بك، مع التأكيد على كتابتها بأسلوب الاقتباس المتبع في تخصصك.

شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير ميداني

كيفية كتابة تقرير مدرسي

التقريرات المدرسية من التقريرات التي يتم إعدادها من قبل المعلمين بشكل دوري، وسوف نزودكم فيما يأتي بأهم النقاط الرئيسية التي سوف تساعدكم في كتابة التقريرات بشكل رسمي وجادّ: [3]

احرص على الدقة في كتابة

فالتعليقات الدقيقة والتي يتم اختيارها بعناية من الممكن أن تكون مؤثرة بالفعل، فلا يجوز أن يتم استخدام عبارات غير واضحة بما يكفي؛ بحيث لا تقدم طرقًا ملموسةً من أجل التحسين، بل يجب على الأستاذ أن يكون أكثر تحديدًا؛ وذلك لكي يعرف الآباء والأطفال ما يجب عليهم أن يفعلوه بالضبط.

استخدام الأمثلة

وتعد طريقة سرد الأمثلة من الطرق المتبعة من أجل تحسين كتابة التقارير المعدة للمدرسة؛ وذلك لأن مثل هذه التقريرات تساعد الطالب على فهم ما نجح من الأساليب وما لم ينجح؛ فالطالب سوف يتذكر المثال ليتمكن من شرحه لوالديه فيما بعد.

قدم نموذجًا على الدراجات

إذا قام الأستاذ بشرح ما يتعلق بتصنيف الطلاب أو تسجيلهم، فإن ذلك من شأنه أن يساعد الطلاب المتعلمين وأولياء أمورهم على أفضل فهم لما حققوه إلى اليوم، بالإضافة إلى بيان ما هو مطلوب للوصول للمستوى التالي، وهذا يمكن أن يلهم الطلاب من أجل تحسين أدائهم في المدرسة.

نوع في الأسلوب بين المديح وذكر نقاط الضعف

امدح الطلاب على شيء فعلوه قبلًا بشكل جيد، ثم بعد ذلك قم بإعطائهم مثالاً على الأمور التي لم يحالفهم الحظ فيها ولم يحققوا النتيجة المتوقعة منهم، ثم أنه التقرير أخيرًا بشيء من الثناء؛ فهذا يمنح التوازن الجيد بين مديح الأطفال، بالشكل الذي يضمن استمرارهم في أدائهم الدراسي الجيد، بالإضافة إلى ذكر وبيان عدد من التعليقات البناءة التي تساعد على فهم أي أخطاء قد تصدر منهم.

الرجوع إلى القواعد الأساسية للمدرسة

يجدر بالمعلم التحقق من الإرشادات المتبعة في المدرسة قبل البدء في كتابة التقارير المتعلقة بمدرستك؛ فمثلًا يمكن أن ترغب المدرسة في استخدام بيانات المناهج الخاصة بها في معظم أجزاء التقرير، وتخصيص 10% فقط من أجل الأدلة القصصية.

أضف الطابع الشخصي على التقرير

هذا ليس بالأمر السهل عندما تكتب عشرات التقارير، لكن هذه الأمور يمكن أن تجعلك تقطع شوطًا طويلاً مع الطلاب. فضلًا عن ذلك عليك أن تذكر أهم الأمور التي ينبغي على كل طالب أن يتبعها.

استخدم لغة بسيطة

اجعل اللغة التي تستخدمها خلال كتابة التقرير لغة سلسة وبسيطة، كما يجب أن تكون اللغة خالية من المصطلحات المتخصصة المتعارف عليها بين المعلمين فقط؛ فمن المهم للوالدين والطلاب أن يفهموا التقرير، وذلك لكي يتمكنوا من فهم مدى سير الطلاب وتقدمهم بشكل وافي.

دقق التقرير قبل الطباعة 

تأكد من تدقيق كل التقارير التي تقوم بكتابتها، فضلًا عن الاهتمام بالتفاصيل الهامة؛ فهذا من شأنه أن يُظهر للآباء أن أطفالهم الطلاب يتلقون تعليمًا جيدًا جدًا، كما أنه يؤكد لهم أنهم في أيدٍ أمينة.

شاهد أيضًا: نموذج كتابة تقرير عن نشاط مدرسي او رحلة 

كيفية كتابة تقرير طبي قانوني

يٌعد إعداد تقرير طبي قانوني جزءًا أساسيًا من الخدمة التي يقدمها الأطباء، وهي مهمة يجب التعامل معها برغبة في إيصال الحالة السريرية التي تتم مواجهتها بدقة؛ حيث سوف يعزز التنسيق المنظم والرأي الموضوعي سهولة قراءة التقرير ودقته، وسوف ندرج لكم فيما يأتي كيفية كتابة تقرير طبي قانوني بالخطوات: [4]

قم بإعداد الخلفية

بحيث تتضمن الخلفية بيانات مثل الوقت والتاريخ والمكان وسبب الفحص، وقم بوصِف طبيعة ومدى مشاركتك في الحالة بالتفصيل. كما ينبغي إدراج وصف موجز للحالة القضائية ومصادر تلك المعلومات، وغالبًا ما يكون الاقتباس الحرفي من رواية الحالات القضائية الحرجة أمر مفيد، وينبغي أيضًا إبداء تعليق محدد بشأن تقديم الموافقة.

اكتب التاريخ الطبي

ويعد سرد موجز لأي حالات طبية ذات صلة أمرًا مناسبًا، وهذا يتضمن الأمراض السابقة التي قد يعاني منها المريض، والمشاكل الجسدية، والأدوية التي تناولها المريض سابقًا أو يتناولها حاليًا.

قم بإعداد الفحص

وفي هذا الجزء يجب وصف الحالة العاطفية والنفسية والفكرية وآثار أي كحول أو أدوية على المريض إن كان قد تناول شيئًا منها، وينبغي أن يتم إيلاء اهتمام خاص للمواقع في جسم الإنسان ذات الأهمية الخاصة في الحالة المرضية، ويجب أيضًا تسجيل النتائج السلبية ذات الصلة. وفي حالة وجود أي صعوبات أو قيود أثناء الفحص؛ على سبيل المثال التعاون المحدود من قبل الموضوع أو سحب الموافقة على فحص مجالات معينة، يجب كتابة ذلك في التقرير.

بين تفاصيل العينات

من غير المألوف أن يُطلب من موظفي المستشفى أخذ عينات الطب الشرعي، ويجب أن تظهر تفاصيل جميع العينات التي تم الحصول عليها في تقرير الطب الشرع، ويجب أن يكون هناك تدوين واضح للموقع الذي أخذت منها العينات، والطريقة التي تم تصنيفها بها، وتفاصيل أخذ العينات وسبب الحصول على تلك العينة. ويجب أيضًا إبداء التعليقات التي تتعلق بوقت وتاريخ نقل العينات إلى رعاية شخص آخر؛ وهذا يضمن إمكانية إثبات استمرارية الأدلة في وقت لاحق في المحكمة. كما يجب أن يشير التقرير إلى أي صور تم التقاطها ويجب أن يتم تحديد كل صورة بوضوح من خلال النص.

اذكر الإجراءات الإدارية

قد يكون من المناسب التعليق على التحقيقات والإجراءات وإدارة المريض، وفي بعض الأحيان إذا كان التحقيق أو العلاج مستمرًا، فقد تكون هناك حاجة إلى تقرير إضافي (تكميلي).

كتابة الرأي

الحقائق هي ما تم رؤيته أو فعله والرأي هو ما تم استنتاجه أو افتراضه، ويجب أن يتم التمييز بينهما، وغالبًا ما تخضع أدلة الرأي لفحص خاص من قبل قارئ التقرير، ويمكن اختبارها علنًا في المحكمة. وقد تطلب الوكالة الطالبة رأيًا من ممارس آخر أكثر خبرة بناءً على التقرير السابق، وعند صياغة رأي من الضروري الحفاظ على الحياد والموضوعية. وفي حالة استخدام بيانات أو مقالات علمية لأشخاص آخرين يجب الكشف عن المصدر. عند صياغة رأي من الضروري الحفاظ على الحياد والموضوعية.

ضع كل شيء معا

يجب إعداد مسودات التقارير ومقارنة محتوياتها بالملاحظات الأصلية، وعند الانتهاء من التقرير النهائي، يجب التخلص من جميع مسودات التقارير؛ لأن هذا يمنع حدوث أي لبس في جلسة المحكمة. كما يجب الاحتفاظ بنسخة من التقرير النهائي إما مع سجلات المريض أو من قبل المؤلف، ويجب عدم إتلاف أي من الملاحظات الأصلية بأي شكل من الأشكال، وإذا تمت إعادة كتابتها، فيجب الاعتراف بالنسخة الثانية والاحتفاظ بها مع الأصل. ولا يمكن قبول طلبات تحرير التقارير لإزالة المواد غير المرغوبة مطلقًا. ومن المهم أن تطلب من زميل مراجعة التقرير والتعليق عليه قبل إرساله؛ لأنه من الصعب تعديل التقرير بمجرد صدوره.

شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير عمل

كيفية كتابة تقرير جامعي

على عكس كتابة المقالات العادية، فإن التقارير لها هياكل رسمية، فعند كتابة مقال تحتاج إلى وضع معلوماتك لتقديم حجة قوية، أما عند كتابة التقارير فإنك سوف تحتاج إلى وضع معلوماتك في القسم المناسب، على أن تضع في اعتبارك الدور الذي سوف يلعبه كل عنصر في توصيل المعلومات أو الأفكار للأستاذ الجامعي، لهذا عليك أن تضع كل عنصر في القسم الذي سيؤدي فيه هذا الدور بشكل أفضل. وهناك مجموعة من التعليمات المهمة التي سوف تساعد الطالب على كتابة التقرير ندرجها لكم فيما يأتي: [5]

• اكتب خلفية للتقرير، والتي تمثل المقدمة.
• صف أنواع النشاط التي استخدمتها لجمع الأدلة، وهي تمثل الأساليب المتبعة.
• قدم بيانات واقعية، تؤدي إلى نتائج حقيقية.
• ضع الدليل في سياق الخلفية، مع مناقشة النتائج.
• قدم توصيات للعمل بناء على ما خلصت له من الاستنتاجات.

شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير جامعي

أنواع التقارير 

تختلف أنواع التقارير باختلاف الغرض الذي تكتب التقارير من أجله، وحسب الجهة أو المؤسسة التي يتم كتابة التقريرات لها، وبناءً على تعليماتها، وسوف نذكر لكم فيما يأتي أنواع التقارير على شكل نقاط: [6]

• تقارير طويلة.
• تقارير قصيرة.
•  تقارير إعلامية.
•  التقارير التحليلية.
• التقارير الرسمية.
• التقارير غير الرسمية.
•  تقارير المقترحات.
• التقارير الداخلية.
•  التقارير الخارجية.
• التقارير الرأسية.
• التقارير الجانبية.

شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير اداري

عناصر التقرير

تتكون التقارير عادة من عدة عناصر رئيسية تتم بناءً عليها كتابة التقريرات، وقد تختلف وفقًا لما هو موصى منه من قبل المؤسسة، وسوف نذكر لكم فيما يأتي مجموعة من العناصر المقترحة:

• ملخصات مفصلة للأحداث أو الأنشطة.
• تحليل تأثير الحدث.
• تقييم الحقائق والبيانات.
• تنبؤات لما قد يحدث نتيجة لحدث ما.
• توصية لمسار العمل التالي.
• استنتاجات الكاتب.

أهمية التقارير

بشكل عام يمكن القول إن معرفة كيفية كتابة تقرير ناجح يمكن أن يجعلك أحد الأفراد القيمين في مكان عملك الحالي، أو مرشحًا جذابًا لأصحاب العمل الجدد. وتختلف أهمية كتابة التقريرات تبعًا لاختلاف الجهة التي يراد كتابة التقرير لها، حيث تتضمن العديد من المهن كتابة التقارير كمسؤولية أساسية.

ومن الأمثلة على التقريرات الخاصة التقريرات الطبية؛ حيث إن الأطباء مثلًا يجب عليهم كتابة التقارير الطبية التي تقدم تحليلاتهم لبعض المرضى أو الحالات، كما يكتب ضباط الشرطة التقارير التي تحدد تفاصيل الاستجوابات والمواجهات، ويكتب مديرو المشاريع تقارير منتظمة تبقي المشرفين على اطلاع دائم بكيفية تطور مشروع معين، لهذا يجب أن تكون جميع هذه التقارير مكتوبة بشكل جيد ودقيقة وفعالة.

وفي الختام، نكون قد بينّا لكم كيفية كتابة تقرير بالخطوات، مع بيان اختلاف هذه الخطوات والمكونات تبعًا لاختلاف الجهات التي يتم كتابة التقارير لها، فضلًا عن بيان أهمية إعداد التقارير، وما هي العناصر الأساسية التي تشكل هيكل التقرير.