من طرائق ادارة الوقت

التعرف على طرائق ادارة الوقت مهم جداً في حياتنا للاستفادة حتى من أقل الدقائق الضائعة في يومنا واستغلالها بما هو مفيد إن كان في العمل أو في الدراسة أو أوقات الراحة والترفيه عن النفس، والتي يهتم لها كل طالب أو عامل أو مدير أو حتى ربة منزل تسعى للتوفيق بين ادارة منزلها وعملها، ومن هذا المنطلق سيتناول موقع المرجع أفضل الطرق في إدارة الوقت وكيفية تنظيمها.

تعريف إدارة الوقت

تعرف إدارة الوقت على أنها عملية التخطيط والتحكم في مقدار الوقت الذي تقضيه في أنشطة محددة، حيث تمكن إدارة الوقت الجيد الفرد من إكمال المزيد في فترة زمنية أقصر وتقلل من التوتر بمساعدة تقنيات إدارة الوقت والتي تعزز النجاح الوظيفي أو الدراسي أو المؤسساتي أو أي مجال تدخل فيه هذه الإدارة، لكن بالنظر إلى جوهر المشكلة سوف تجد أنه لا تتعلق إدارة الوقت بالوقت نفسه وإنما تتعلق بإدارة نفسك، فنحن جميعاً نمتلك نفس الـ 24 ساعة كل يوم ولكن مدى جودة استخدامها يعود إلينا تمامًا، أما أفضل تقنيات إدارة الوقت فهي تعمل على تحسين طرق عملك وتحميك من الإلهاء وتشتيت تركيزك.[1]

شاهد أيضاً: أهمية تنظيم الوقت

 من طرائق ادارة الوقت

حيث يقال في المثل الشعبي أن الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك، ومن هنا سنرى مدى أهمية هذا الموضوع وما يترتب عليه من نتائج سلبية في حال لم يتم إدارته بالشكل المناسب، وبهذا تكون إجابة من طرائق ادارة الوقت:[1]

• تفويض المهام: حيث تتضمن أفضل قوائم المهام مجموعة متنوعة من المهام، مثل المهام السريعة والعاجلة التي يمكن إكمالها في غضون 10 دقائق والمهام التشغيلية الأكبر التي هي عمل قيد التقدم.
• القيام بتحديد أولويات العمل: في هذه الخطوة يجب تحديد أولويات مهامك التي تتعلق بأنشطة اليوم حسب الأهمية مما يضمن التعامل مع المهام الأكثر أهمية أولاً، فعند ترتيب مهامك يجب دائمًا إعطاء الأولوية لما هو أكثر أهمية بالنسبة لك.
• تجنب المماطلة: فقد يتشتت انتباهنا في الإطارات الاجتماعية المحيطة مثل التحدث إلى الزملاء الثرثارة وهذا يجعلنا نقع في فخ المماطلة، لذا فأنت بحاجة إلى إدارة عوامل تشتيت انتباهك بشكل فعال من أجل حماية تدفق أفكارك وتركيزك.
• جدولة المهام: يعد الجدول الزمني المنظم أمرًا بالغ الأهمية لتقديم ما حددته بنفسك، حيث أنه يساعدك على حماية مساحة عملك ويضع ضغطًا صحيًا لإكماله بالفعل، كما يعد حظر الوقت أحد أكثر الطرق إنتاجية للقيام بذلك لأنه يمنع مهمة واحدة من تجاوز يومك بالكامل ويمنعك من تعدد المهام.
• تجنب الضغط: على الرغم من سهولة التعرف على بعض عوامل التشتيت إلا أن العديد من الأشخاص لا يدركون الضغوط العديدة التي تؤدي إلى كسر أيامهم، وبالتالي إذا حددت المصدر لهذه الضغوط يمكنك تعيين عناصر تحكم بها أو تجنبها لتسمح لنفسك بالإنتاجية.
• وضع المواعيد النهائية: من خلال تلخيص المهام السابقة وما استنتجته منها يمكنك وضع المواعيد النهائية لإدارة أوقاتك بالشكل الفعال وبالتالي ستجد فرقاً كبيراً عند تمام إنجازها وفق ما أردت.

تقنيات إدارة الوقت

دائما ما يوجد توازنًا دقيقًا لإدارة الوقت بحكمة بما يكفي لإنجاز كل شيء حسب الحاجة دون ممارسة الكثير من الضغط على نفسك، وفي هذا السياق يجب عليك اتباع الاستراتيجيات التالية حتى تنتج الأفضل في أقل وقت دون الوصول إلى الهدر في وقتك، وهي:[2]

• افهم أنك لست مثاليًا: من أصعب الأمور على كثير من الناس قبولها هي حقيقة أنها ليست مثالية بالرغم من كل التخطيط والاحتياطات أثناء تنفيذها، لكن عليك أن تدرك أنه لا بأس من ارتكاب الأخطاء فحتى أكثر الخطط المدروسة يمكن أن تتغير أو تفشل.
• التخطيط اليومي: عندما تضع قائمة مهامك يجب أن تقرر ماذا ومتى وأين ولماذا وكيف من أي المسؤوليات المعقدة لديك غدًا وعليك أن تتأكد من ترك بعض المساحات المفتوحة في تقويمك اليومي أيضًا وهذا سيعمل على إعداد عقلك لأعباء العمل في اليوم التالي ويسمح لك أيضًا بقبول مهام إضافية.
• تحديد أولويات المهام: وهذا سيسمح لك الاحتفاظ بعلامات تبويب حول المهام المستقبلية بتفريق عبء العمل الخاص بك بطريقة تتجنب جعلك مشغولاً أو متوتراً لتصبح قادرًا على إنشاء روتين أكثر تنظيماً لأهدافك اليومية والحفاظ على إنتاجيتك طوال الأسبوع.
• استخدم أدوات إدارة الوقت: إن أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لإدارة وقتك بحكمة أكبر هو استخدام أكبر عدد ممكن من الأدوات لدعم موقعك والمنتشرة بكثرة على برامج الكمبيوتر وتطبيقات الهواتف الذكية.
• لا تعدد المهام: حيث أن تعدد المهام يمكن أن يخفض مستوى الفهم والذكاء العام لديك، كما أن إكمال أكثر من مهمة واحدة في وقت واحد له آثار سلبية كثيرة عليك وعلى من حولك ويؤدي إلى إعاقة أدائك.
• تحديد أوقات الإنتاج الخاصة بك: أياً كان الجانب الذي تتواجد فيه صباحاً أو مساءاً فعليك أن تحدد متى تكون مستيقظًا ومتيقظًا ومتحفزًا وجاهزاً للعمل والإنتاج، وسيكون هذا هو وقتك للقيام بعملك العميق وإنجاز المزيد من مهامك اليومية.
• إزالة الانحرافات: فالعالم مليء بالأشياء التي تسرق انتباهك بعيدًا عن العمل ومسؤولياتك الأخرى مثل الهواتف الذكية ووسائل التواصل الاجتماعي وزملاء العمل أو الدراسة وغيرها، وهذه الأمور يجب تجنبها إن لم تكن ضرورية.
• استخدام المؤقت: فيمكن أن يكون ضبط عداد الوقت طريقة فعالة لتذكيرك بفترات الراحة وتعيين حدود زمنية لكل مهمة وهذا يجعلك أكثر إنتاجية.
• تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء: وهي من الطرق الرائعة لإدارة وقتك، حيث أنه تصبح الصورة الكبيرة أقل ترويعًا ويبدو أن الموعد النهائي الذي يلوح في الأفق يبدو أكثر قابلية للتحقيق.
• تعلم أن تقول لا إذا كنت تعمل بجد: فهذا من شأنه أن يفتح هذا عالمًا من الاحتمالات لك لإدارة وقتك بشكل أكثر فعالية وتحسين قيمة العمل الذي تقوم به.
• تفويض العمل عندما تستطيع: يجب أن تبحث عن فرص للاستعانة بمصادر خارجية لعملك عندما تكون شديد الانشغال وذلك بمشاركة العبء مع فريقك والتعامل معه معًا.
• اشحن طاقتك: امنح نفسك بعض الوقت لإعادة شحن طاقتك العقلية والجسدية والعاطفية بأي طريقة مريحة لك وخذ قسطاً من الراحة قبل عودتك للعمل وستجد فرقاً.

فوائد إدارة الوقت

إن قدرتك الشخصية على إدارة وقتك بفعالية عالية تؤدي إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية لديك وتحفزك على تحقيق النجاح في الحياة، وفيما يلي نستعرض سوياً أهم فوائد إدارة الوقت بفعالية:[3]

• تخفيف التوتر: فعندما تضع جدول مهام وتتبعه فهذا حتماً يقلل من القلق فعندما تقوم بإلغاء تحديد العناصر الموجودة في قائمة المهام خاصتك يمكنك أن ترى أنك تحرز تقدمًا ملموسًا، وهذا ما يساعدك هذا على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن ما إذا كنت تنجز الأشياء أم لا.
• المزيد من الوقت: وهذا أمر مهم حيث أنه يتمتع الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال بوجود المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى أو قضاء وقت أكبر مع العائلة.
• المزيد من الفرص: تؤدي إدارة الوقت بشكل جيد إلى المزيد من الفرص وتقليل الوقت الضائع في الأنشطة التافهة من حيث أن مهارات إدارة الوقت وقدرة الأشخاص على تحديد الأولويات في العمل  وجدولة المهام المطلوبة من أكثر متطلبات التوظيف التي يبحث عنها مدراء ومسؤولي العمل في أي مؤسسة.
• القدرة على تحقيق الأهداف: حيث أن الأشخاص الذين يتميزون بقدرتهم على تنظيم  وقتهم وإدارته هم أقرب إلى تحقيق أهدافهم وغاياتهم وذلك بزمن قياسي ومردود أفضل وعالي الإنتاجية.

شاهد أيضاً: اذاعة مدرسية عن اهمية الوقت كاملة

تداعيات ضعف إدارة الوقت

بالنظر إلى عدد الفوائد الكثيرة لإدارة الوقت بشكل جيد سوف نهتم بهذه الطرق لضمان نجاحها كونها إيجابية بشكل كبير لنا، وبهدف تعزيز فكرتنا الإيجابية عن إدارة الوقت الجيدة  سنتعرف على تداعياتها في حال كان هناك إهمال في إدارتها وما الذي ستؤول له الأمور من سوء وهي التالي:[3]

• ضعف سير العمل: فعدم عدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة وهذا يؤدي غالباً إلى التراجع في أداء عملك وإنخفاض إنتاجيتك.
•  الوقت الضائع: فقد يؤدي سوء إدارة الوقت إلى الهدر فيه من خلال التحدث إلى الأصدقاء مثلاً على وسائل التواصل الاجتماعي أثناء القيام بمهمة ما إضافة إلى أنه يشتت انتباهك. 
• فقدان السيطرة: فإذا كنت على غير دراية أو معرفة للمهمة التالية فإنك قد تعاني من فقدان السيطرة على حياتك وهذا من شأنه أن يساهم في ارتفاع مستويات التوتر والقلق.
• تدني جودة العمل: وهذا أمر حتمي في حال سوء الإدارة للوقت والتسرع الضار في حال لم يمتلك الشخص الوقت الكافي لإتمام المهمة في حين أن العمل ضمن خطة معينة وبتأني يعزز الجودة.
• صورة سيئة: فإذا لم يستطع العملاء أو صاحب العمل الاعتماد عليك لإكمال المهام الموكلة إليك في الوقت المحد فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنك تتأثر سلبًا وقد يتسبب هذا بفصلك من العمل أو يقوم العملاء بأخذ أعمالهم إلى مكان آخر.

وبهذا القدر من المعلومات نصل إلى نهاية مقالنا الذي كان بعنوان من طرائق ادارة الوقت والذي عرفنا من خلاله  إدارة الوقت وفوائده وتداعيات إهماله إضافة إلى التعمق في شرح اهم استراتيجيات إدارته.