المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات

المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات من الأمور التي يبحث عنها كل شخص بدأ في مجال إدخال البيانات أو يفكر بشكل جاد بامتهانها، حيث أن وظيفة إدخال البيانات من الوظائف الشائعة جدًا، وقد زاد الاقبال عليها مع انتشار العمل عن بعد الذي خلفته جائحة كورونا المستجد. ولاهتمام موقع المرجع بتزويد القارئ بكل ما يحتاج معرفته من أنواع العلوم المختلفة وعن الأعمال المتنوعة نزودكم في هذا المقال بمعلومات شاملة عن وظيفة إدخال البيانات بالإضافة لسرد المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات ويضعها في سيرته الذاتية.

تعريف مدخل البيانات

إدخال البيانات هي وظيفة يقوم فيها الموظفون بإضافة البيانات الإلكترونية والتحقق منها وتحريره، حيث تحتاج العديد من الشركات إلى أشخاص لنسخ الملاحظات من الاجتماعات وإضافة البيانات الأولية إلى قواعد البيانات وإضافة أرقام المبيعات إلى تنسيقات إلكترونية عدة مرات خلال يوم العمل. وتتطلب وظيفة إدخال البيانات العمل على أنواع مختلفة من البيانات الإلكترونية وأجهزة التشغيل التي يستخدمها المحترفون لإدخال البيانات وتحريرها، مثل لوحة المفاتيح. [1]

الوظائف في هذا التخصص لها عدة طرق دفع مختلفة، فإذا بدأت العمل في هذه الوظيفة، فقد يتم الدفع لك عن طريق المشروع، أو حسب ضربات المفاتيح في الدقيقة، أو ضربات المفاتيح لكل كلمة، أو ضربات المفاتيح في الساعة، أو من خلال الحصول على الأجرة في الساعة. وعادةً ما يعتمد معدل الدفع في إدخال البيانات على سرعة الكتابة لديك، فمن المرجح أن يكسب الكاتبون السريعون المزيد من المال في هذه الوظيفة. [1]

المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات

هناك مجموعة كبيرة جدًا من المهارات التي يجب أن يكتسبها مدخل البيانات إذا أراد الاعتماد على هذه الوظيفة كوظيفة أساسية له. نضع لكم فيما يأتي مجموعة من أهم المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات : [2]

• إتقان الكتابة والنسخ.
• المهارات الحاسوبية والتقنية (بما في ذلك المعرفة بالبرمجيات المختلفة).
• القدرات التنظيمية وإدارة الوقت.
• المهارات الإدارية.
• مهارات التواصل التواصل الكتابي والشفهي.
• مهارات خدمة العملاء.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
• تعدد المهام.
• السرية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل.
• مهارات العمل الجماعي.
• مهارات الهاتف وآداب التعامل.
• مهارات التعامل مع الآخرين ومهارات التعامل مع الأشخاص
• موقف إيجابي عند العمل تحت الضغط.
• إجادة اللغة الإنجليزية.
• التركيز على التفاصيل.
• التعامل مع عناصر وواجبات إدخال البيانات بعناية.

شاهد أيضًا: بحث عن المهارات الشخصية والاجتماعية

برامج التطوير الذاتي التي يجب ان يحصل عليها مدخل البيانات

تتطلب جميع الوظائف مستوى معينًا من الكفاءة، والذي لا يمكن تحقيقه إلا من خلال التدريب والممارسة والعمل على تطوير الذات والمهارات الشخصية بشكل دوري. نسرد لكم فيما يأتي مجموعة من برامج التطوير الذاتي التي يجب ان يحصل عليها مدخل البيانات مع التفصيل الوافي الذي يفيدكم في هذا المجال:

سرعة الكتابة

كلما زادت سرعة الكتابة لديك، زادت الأموال التي ستربحها، وكلما زاد العمل الذي ستنجزه؛ هذا هو السبب في أن بعض أصحاب العمل يفضلون العاملين في إدخال البيانات بسرعة طباعة تتراوح من 30 إلى 40 كلمة في الدقيقة، لذلك فإن من الحكمة استثمار الوقت في إتقان مهارات الكتابة لديك. وفيما يأتي نسرد لكم بعض الأمور التي يمكن استخدامها لتحسين المهارات في الكتابة: [3]

• احصل على لوحة مفاتيح مريحة أو كبيرة الحجم.
• تدرب بانتظام على برامج الكتابة على الإنترنت.
• ضع أصابعك دائمًا على صف مركزي أثناء الكتابة.
• خذ فترات راحة منتظمة.
• استقر على بضعة أسطر من الكلمات وتدرب حتى تتقنها في بداية الأمر.
• ركز على الدقة والتباعد الصحيح وتحديد موضع الإصبع وعلامات الترقيم.

التخطيط الجيد للعمل اليومي

يتناسب أدائك في إدخال البيانات بشكل مباشر مع مدى فعالية إدارة يومك أو وقتك، بحيث يؤدي التخطيط السيء أو عدم وجود جدول زمني محدد إلى تأخر الطلبات، وضعف خدمة العملاء، وانخفاض الإنتاجية. ونسرد لكم فيما فيما يأتي أفكار لتحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات بدوام كامل: [3]

• إنشاء قائمة مهام: لديك بالفعل وظائف كافية في كل الأسبوع، وما عليك إلا أن تقوم بإنشاء قائمة مهام هدف العمل اليوم، ثم راقب تقدمك بشكل متكرر. ستساعدك هذه التقنية في إكمال المهام لإدخال البيانات بشكل أسرع.
• ساعات العمل الثابتة: على عكس الوظائف العادية من 9 إلى 5 وظائف بدوام كامل، فإن نجاح العمل من المنزل يعتمد كليًا على قراراتك، ومن المفيد أن تقوم بتطبيق ساعات عمل صارمة لتحسين الانضباط والإنتاجية.
• فترات راحة معتدلة: عند العمل في وظيفة عاجلة لإدخال البيانات، من المغري التخلي عن فترات الراحة، كما أن غياب الزملاء لا يترك مجالاً للانقطاع، لكن يؤدي عدم أخذ فترات راحة إلى الإرهاق، وهو أمر مضر بصحتك وأدائك المستدام.

التركيز والتخلص من المشتتات

عند العمل بدوام كامل من المنزل، هناك العديد من العوامل التي تشوه تركيزك بسهولة، ويعد التعرف على هؤلاء المشتتات  الخطوة الأولى نحو إبقائهم بعيدًا. ونسرد لكم فيما يأتي مجموعة أفكار لمساعدتك في إدارة عوامل التشتيت أثناء العمل: [3]

• إدارة الأجهزة المحمولة: يمكن أن يؤثر إعلام البريد الإلكتروني أو الرسالة النصية على اهتمامك بالتفاصيل؛ لذلك يُنصح بإبقاء أجهزتك المحمولة بعيدًا، وإمساكها فقط أثناء فترات الراحة.
• استخدام الموقتات: الانضباط هو عامل رئيسي في تحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات؛ فمن دون قيود، من السهل التحقق باستمرار من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو تصفح قنوات الفيديو في منتصف العمل، لهذا حدد فترات لأخذ قسط من الراحة أو الابتعاد عن المكتب.
• اتخاذ زي للعمل: غالبًا ما يجد العمال عن بُعد أنه من الأفضل البقاء في ملابس النوم أو غيرها من ملابس الاسترخاء طوال اليوم، لكن مثل هذه الملابس غير الرسمية تحدث مستوى من الراحة من المحتمل أن يؤثر على تركيزك، لذلك فإن من المستحسن الاستحمام وارتداء ملابس العمل.

شاهد أيضًا: أسئلة ذكاء في المقابلات الشخصية وأجوبتها النموذجية

البرامج التي يستخدمها مدخل البيانات

يعتمد مدخل البيانات على مجموعة من البرامج الخاصة التي تساعده في عملية إدخال البيانات بشكل سهل وسريع بدلًا من اللجوء إلى البرامج التقليدية التي تأخذ وقتًا أكبر وتتطلب مجهودًا أكثر، ومن البرامج التي يستخدمها مدخل البيانات ما يأتي: [4]

• إنفينيتي ( Infinity ): برنامج إدخال البيانات الأكثر سهولة للاحتفاظ بجميع بياناتك في مكان مركزي واحد، وهذا البرنامج يمنحك الحرية في تكييف النظام بالكامل مع احتياجات عملك وتحقيق أقصى استفادة منه بشكل مرن للغاية.
• زوهو فورمز (Zoho Forms): يعتبر أفضل تطبيق لإدخال البيانات لفرق الأجهزة المحمولة، بحيث يساعدك على إدارة بياناتك دون متاعب. ويجعل جميع العمليات أكثر بساطة من خلال تمكينك من تعيين إشعارات البريد الإلكتروني أو إنشاء نماذج على الويب أو استخدام التطبيقات المدمجة لإدارة بياناتك.
• انتري بوينت (Entrypoint i4): وهو تطبيق قوي لإدخال البيانات للعيادات، وهو يوفر عددًا كبيرًا من الميزات المفيدة بما في ذلك التحقق من البيانات، واكتشاف الاختصارات، ونقل البيانات، وتحويل المكتبة، وإدخال الصور.
• فوكس تروت (Foxtrot RPA): وهو برنامج رائع لإدخال البيانات لجميع أنواع الأعمال، ويعمل على تمكين المؤسسات من أتمتة المهام المملة بسرعة أكثر كفاءة، ويتيح ميزة السحب والإفلات سهلة الاستخدام للمستخدمين تبسيط إدارة العمليات على مستوى المؤسسة.
• تايب فورم (Typeform): أكثر برامج إدخال البيانات الآلية سهولة في الاستخدام، ويعد حل مثالي لجميع الشركات التي تهتم بكيفية تجربة العملاء لعلامتهم التجارية. ويتيح لك مشاركة المعلومات من خلال الاستطلاعات والنماذج بطريقة ممتعة ومثيرة، كما يمكن دمجه مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp و Google Sheets و Salesforce وغيرها.
• برونتو فورمز (ProntoForms): وهو تطبيق إدخال بيانات رائد لنماذج الأجهزة المحمولة، وإحدى أفضل ميزات هذا البرنامج هي قدرته على جمع وإدارة النماذج والمستندات من أي مكان، ويمكن للمستخدمين اختيار أحد القوالب المعدة مسبقًا من مكتبة النماذج والتي تتضمن كل شيء من تسجيلات الأحداث إلى طلبات التسليم، كما يمكنهم إنشاء قوالبهم الخاصة.

مهام ومسؤوليات مدخل البيانات

تتعدد مهمات مدخل البيانات فهي لا تقتصر على الطباعة فحسب بل يتضمن الوصف الوظيفي النموذجي لإدخال البيانات المسؤوليات التالية:[5]

• تجهيز وفرز المستندات لإدخال البيانات.
• إدخال البيانات في برنامج قاعدة البيانات والتحقق منها للتأكد من دقة البيانات التي تم إدخالها.
• حل التناقضات في المعلومات والحصول على مزيد من المعلومات للوثائق غير المكتملة.
• إنشاء نسخ احتياطية للبيانات كجزء من خطة الطوارئ.
• الاستجابة لطلبات المعلومات من الأعضاء المخولين.
• اختبار أنظمة قواعد البيانات الجديدة وتحديثات البرامج.

مواصفات مدخل البيانات

تشمل مسؤوليات مشغل إدخال البيانات جمع البيانات وإدخالها في قواعد البيانات والاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعلومات الشركة القيمة. يتمتع مدخل البيانات المثالي بمهارات أساسية في إدخال البيانات؛ مثل: [6]

• بكتب بطريقة السريعة مع مراعاة التفاصيل.
• يلم بجداول البيانات والنماذج المتاحة عبر الإنترنت.
• يعمل مع فريق البيانات ومدير البيانات.
• لديه الخبرة السابقة كموظف إدخال بيانات أو منصب مشابه ميزة.
• يدخل بيانات العميل والحساب من المستندات المصدر في الوقت المحدد.
• يجمع المعلومات ويتحقق من صحتها ويفرزها.
• يراجع البيانات بحثًا عن أوجه القصور أو الأخطاء وتصحيح أي عدم توافق وفحص المخرجات.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام هذا المقال، وقد سردنا لكم فيه المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات بشكل موجز يساعدكم على التطوير من أنفسكم للارتقاء بوظيفتكم المهنية في مجال إدخال البيانات، فضلًا عن تعريف مدخل البيانات وذكر أهم مواصفاته والبرامج التي يمكن أن تساعده في العمل.