خطوات كتابة تقرير بطريقة احترافية

خطوات كتابة تقرير هي ما يجب على الطالب في المدرسة والموظف في أي مؤسسة أن يتعلمها ويتقنها، بحيث تطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد التقارير، وكذلك مجال الأعمال التجارية، وعند مواجهة طلب “تقرير” من أحد كبار المديرين، يعاني الكثير من الناس لمعرفة ما يكتبونه، وينشأ عندهم الارتباك حول أسلوب الكتابة وما يجب تضمينه، واللغة المستخدمة وطول المستند وعوامل أخرى. وفي هذا المقال من موقع المرجع نزودكم بمعلومات هامة عن إعداد التقرير.

ما هو التقرير

في الأوساط الأكاديمية، يوجد بعض التداخل بين التقارير والمقالات، ويتم استخدام الكلمتين أحيانًا بالتبادل لمعنى واحد، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في الأعمال التجارية والموضوعات العلمية والتقنية وفي مكان العمل. وبينما يعرض المقال الحجج والاستدلالات، يركز التقرير على الحقائق. ويعرف التقرير بأنه عبارة عن مستند قصير وحاد وموجز يتم كتابته لغرض معين وجمهور معين، يحدد بشكل عام ويحلل موقفًا أو مشكلة معينة، وغالبًا ما يقدم توصيات للعمل المستقبلي. [1]

يعد التقرير ورقة وقائعية تحتاج إلى أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد، ومن الجدير بالذكر أن متطلبات الشكل والمحتوى الدقيق للتقرير تختلف بين المنظمة والأقسام وفي الدراسة بين الدورات، من مدرس إلى مدرس، وكذلك بين الموضوعات، لذلك فإنه من المفيد معرفة ما إذا كانت هناك أي إرشادات محددة قبل البدء بكتابة التقرير الخاص بكم. [1]

شاهد أيضًا: نموذج تقرير جاهز عن اليوم الوطني 1443

خطوات كتابة تقرير

عندج إعداد التقرير عليك أن تتبع الخطوات الصحيحة المعتمدة لإعداد التقارير، وعلى الرغم من أن خطوات كتابة التقرير قد تختلف وفق نوع التقرير، وقد تختلف أيضًا وفقًا للمدرس أو المدير والمحتويات التي يجب أن يتضمنها التقرير، فإن هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لكتابة تقرير سليم نسردها لكم فيما يأتي: [2]

التعرف على المشكلة وتعريفها

يجب على المرء أن يدرك ما هي المشكلة التي سوف تكون موضوع التقرير. ثم يجب عليه تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة الآتية:

• ماذا يدرس التقرير؟
• لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة؟
• متى نحتاج مثل هذه الدراسة؟
• أين نحن بحاجة إلى التحقيق؟
• من الذي سيتم التحقيق فيه؟

تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها

عليك أن تعرف ما هو الغرض من أي دراسة، وتناقش الأسباب، ثم لتسهيل الدراسة، يجب عليك تحديد النطاق الدقيق، فعلى سبيل المثال افترض أن هناك مشكلة في إدارة العمل تتطلب التحقيق؛ سيكون الغرض من هذا التقرير للدراسة هو اكتشاف تلك العوامل التي تثير الصراع بين العمال والإدارة، في حين أن النطاق سيكون عمال المصنع والسلطة المختصة بالمصنع.

تطوير الفرضية

لحل المشكلات يجب على الباحث تطوير الفرضيات، والفرضية هي بيان أو شرح مؤقت لأي مشكلة. على سبيل المثال إذا كان التحقيق مطلوبًا لمعرفة مشكلة إدارة العمل، فيمكن أن تكون الفرضية على النحو الآتي:

• هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والعاملين
• تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعمال.

تحديد المصطلحات بوضوح

قد يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتتطلب تعريفًا واضحًا، لذلك، يجب عليك أن تقدم تعريف مختلف للمصطلحات المربكة وأن يكون جيد، على سبيل المثال الرضا الوظيفي يعتمد على شخص لآخر، لذا، يجب تحديد نوع الرضا الذي تتجاهله الإدارة بشكل صحيح.

مصطلح “العمل” هو أيضًا مصطلح محير لأنه قد يكون هناك عمالة في المصنع أو عمالة عامة، لذلك، يجب تحديد العمالة التي تواجه مشاكل بشكل صحيح. وأيضًا مصطلح “الوقت” محير؛ لأنه قد يكون قصير الأجل أو طويل الأجل، لذا  عليك أن تبين إلى متى تحتاج المشكلة بين العمال والإدارة إلى تعريف مناسب.

تحديد الجمهور

التقارير معدة للقراء، وعليك أن تحدد من هم قراء التقرير، وعلى سبيل المثال، عندما يطلب منك تقرير لتحليل التكلفة والحجم والأرباح للإدارة ذات المستوى الأعلى، لن يكون التقرير لعمال المصانع أو الغرباء، بل يتم إعداد تقرير سري سنوي (ACR) للإدارة العليا وليس للعمال، لذلك، يجب عليك مراعاة معرفة القراء واهتمامهم أثناء إعداد أي تقرير، لأن التقرير يجب أن يكون موجهًا للقارئ.

جمع البيانات

لحل المشكلة، نحتاج إلى أساس معقول وبالتالي نحتاج إلى جمع البيانات. والبيانات على نوعين كما يأتي:

• البيانات الأولية: البيانات التي تم جمعها من البحث أو الملاحظة أو التجربة أو المسح.
• البيانات الثانوية: البيانات التي تم جمعها من المكتبة.

تنظيم وتحليل وتفسير البيانات

يجب ترتيب البيانات التي يتم جمعها بشكل منظم، أي يجب ترتيب البيانات على أساس منطقي مثل الوقت والكمية والمكان، ويتضمن التحليل عادة فحص البيانات التي تم جمعها بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التحرير المناسب للتأكد من دقتها واكتمالها. وبعد تنظيم البيانات وتحليلها، يكون قد حان الوقت لتفسير البيانات من حيث المعنى المنطقي، حيث أن تقييم البيانات مهم لاستخلاص أي استنتاج منطقي.

عمل مخطط تفصيلي

بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن الكاتب، يجب عليه إعداد مخطط تفصيلي لكتابة التقرير. وفي هذا المخطط، يتم ذكر المشكلة، ويتم تسجيل الحقائق، ويتم تحليلها بإيجاز ويتم التوصل إلى استنتاجات منطقية. واعلم أن الخطوط العريضة ليست ضرورية، ولكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.

كتابة التقرير النهائي

المرحلة الأخيرة هي كتابة التقرير، وعلى الكاتب أن يحرص على أن تكون لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية، لأن نجاح أو فشل جميع الجهود المبذولة للتقرير قيد الدراسة تعتمد بشكل مباشر على العرض الجيد وإعداد التقرير.

شاهد أيضًا: نموذج كتابة تقرير عن نشاط مدرسي او رحلة 

نموذج كتابة تقرير جاهز للطباعة

نضع لكم فيما يأتي نموذج كتابة تقرير باللغة العربية وآخر باللغة الإنجليزية يمكنكم الاستعانة بهم، مع العلم أن التقارير تختلف حسب النوع والجهة المقدم لها:

شاهد أيضًا: تقرير عن سير العمل في المدرسة

أنواع التقارير

بعد أن تناولنا الحديث عن خطوات كتابة تقرير ناجح، لا بد من الإشارة إلى أنواع التقارير، وعلى الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا عالميًا للتقارير، إلا أن هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير، وهي توفر تسمية لدراسة التقارير، كما يتم أحيانًا تصنيف التقارير على أساس تنسيقها. ويمكن تضمين جميع التقارير تقريبًا في معظم الفئات، كما يمكن إدراج تقرير واحد في عدة تصنيفات. وسوف نسرد لكم فيما يأتي مجموعة من تصنيفات التقارير المستخدمة: [3]

تقارير رسمية أو غير رسمية

يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية؛ بحيث يتم التشديد فيها على الموضوعية والتنظيم، وهي تحتوي على الكثير من التفاصيل، ويتم كتابتها بأسلوب يميل إلى إزالة عناصر مثل الضمائر الشخصية. أما التقارير غير الرسمية فعادة ما تكون رسائل قصيرة ذات استخدام طبيعي غير رسمي للغة، ويمكن وصف المذكرة الداخلية عمومًا على أنها تقرير غير رسمي.

تقارير قصيرة أو طويلة

من الواضح أن المذكرة المكونة من صفحة واحدة قصيرة، أما التقرير الطويل فهو الذي يتكون مثلًا من عشرين صفحة. لكن أين الخط الفاصل؟ ضع في اعتبارك أنه عندما يصبح التقرير أطول، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.

تقارير إعلامية أو تحليلية

التقارير الإعلامية مثل؛ التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية والتقارير عن تغيب الموظفين، تحمل معلومات موضوعية من منطقة في منظمة إلى أخرى. أما التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية، فتستخدم في محاولات لحل المشكلات.

تقرير الاقتراح

الاقتراح هو عبارة عن تباين في تقارير حل المشكلات، فالاقتراح هو وثيقة معدة لوصف كيف يمكن لمنظمة ما تلبية احتياجات أخرى. حيث تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار “طلبات تقديم العروض” أو RFPs، ويحدد طلب تقديم العروض الحاجة ويقوم الموردون المحتملون بإعداد تقارير عروض توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.

التقارير الرأسية أو الجانبية

يشير هذا التصنيف إلى الاتجاه الذي ينتقل إليه التقرير، فالتقارير التي تشير إلى التسلسل الهرمي لأعلى أو لأسفل على أنها تقارير عمودية؛ وهي تساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى، تساعد التقارير الجانبية في التنسيق في المنظمة، بحيث يعتبر التقرير الذي ينتقل بين وحدات من نفس المستوى التنظيمي (أقسام الإنتاج والمالية) أفقيًا.

التقارير الداخلية أو الخارجية

التقارير الداخلية هي التقارير المتعلقة بما داخل المنظمة. أما التقارير الخارجية فيتم إعدادها للتوزيع خارج المنظمة، وهي مثل التقارير السنوية للشركات.

التقارير الدورية

تصدر التقارير الدورية في مواعيد مجدولة بانتظام، ويتم توجيهها بشكل عام إلى الأعلى وتخدم الرقابة الإدارية، وتساهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.

التقارير الوظيفية

يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية، وتقارير التسويق، والتقارير المالية، ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تأخذ تسميتها من الاستخدام النهائي للتقرير.

شاهد أيضًا: تقرير عن الحق في الحياة

عناصر تقرير البحث

يتضمن التقرير الناجح عادة مجموعة من الأمور المهمة تتلخص في النقاط الآتية: [1]

• وصف لتسلسل الأحداث أو الموقف.
• بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف، سواء كان ذلك فقط تحليلك الخاص أو كنت معتمدًا فيه على آراء الآخرين.
• تقييم الحقائق أو نتائج البحث الخاص بك.
• مناقشة النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية.
• توصيات تتعلق بمسار العمل.
• الاستنتاجات.

وفي النهاية، نكون قد لخصنا لكم خطوات كتابة تقرير ناحج، من البداية وحتى الوصول إلى المرحلة النهائية المتضمنة لكتابة التقرير بشكله النهائي بما فيه من بيانات ومناقشات واستنتاجات نهائية.