كيفية كتابة تقرير عمل

كيفية كتابة تقرير عمل هو ما سوف نتعرف عليه في هذا المقال، حيثُ يجد بعض الناس صعوبة في كتابة تقرير عمل في الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها، وبالتالي قد يعود عليه ذلك بشكل سلبي خلال العمل، وسوف يقدم موقع المرجع للزوار الكرام تفصيلًا حول تعريف تقرير عمل وحول كيفية كتابة تقرير عمل وأهمية ذلك، بالإضافة إلى تقديم خطوات كتابة تقرير العمل بشكل مفصل، ومعرفة خصائص هذا التقرير.

ما هو تقرير العمل

تقرير العمل هو إحدى الطرق التي يتم استخدامها من أجل التواصل بين الوحدات الإدارية ضمن المؤسسة الواحدة، ويمكن أن تكون تقارير العمل كتابية أو شفهية، والتقارير تتميز بالكفاءة في الربط بين مختلف أجزاء المؤسسة أو الشركة، ودائمًا ما تحرص الإدارات العليا في الشركات على استخدام تقارير العمل من أجل الوصول إلى أدوات ومعلومات وحقائق تساعد على متابعة سير العمل عن قرب، وذلك من دون عوائق أو عقبات، ويمكن من خلال تلك التقارير التحقق من الإنجازات التي يقوم بها الموظفون ضمن الشركة، ومعرفة حجمها ومدى تأثيرها، ومعرفة مدى تناسبها مع خطة الشركة الكلية، فالتقارير تساعد الجميع في الحصول على المعلومات الكافية حول مختلف الوحدات والمواقع ضمن الشركة أو المؤسسة، وبالتالي إمكانية إصدار الأحكام حول العمل وسره وجدواه وتطبيق الأوامر والمتطلبات من الموظفين.[1]

اقرأ أيضًا: كيفية كتابة تقرير اداري

كيفية كتابة تقرير عمل

لا بدَ من اتباع بعض الخطوات من أجل كتابة تقرير عمل جيد ومتكامل، حيثُ يجب أن ينطوي التقرير على مختلف الإيجابيات التي حصلت خلال سير العمل، والنتائج التي تم الحصول عليها، وفيما يأتي سيتم إدراج خطوات كتابة تقرير عمل بشكل بسيط وواضح:

تحديد هدف تقرير العمل وموضوعه

تعدُّ هذه الخطوة من أهم الخطوات خلال كتابة تقرير العمل، حيثُ يتم فيها تحديد هدف التقرير وبالتالي معرفة الموضوع الذي يجب أن يتناوله، وهذا يتم الإعلان عنه عندما يطلب رئيس العمل كتابة التقرير، حيث يوضح موضوع التقرير والهدف منه، وإذا واجه الشخص صعوبة في معرفة الغاية والأهداف من كتابة التقرير لا بدَّ من الاستعانة بالمدير بطريقة مباشرة للوصول إلى المطلوب، وتختلف متابعة سير كتابة التقرير بناءً على الأهداف والمواضيع التي يتناولها.

التخطيط والتحضير لكتابة التقرير

لا بدَّ قبل البدء بكتابة تقرير العمل من التحضير لكتابته، ومن أجل ذلك يجب أخذ العديد من النقاط بعين الاعتبار وأهم تلك النقاط سيتم طرحها فيما يأتي:

• كتابة ملخص للتقرير: بحيث يشمل الملخص على مختصر للموضوع الذي سوف يتناوله التقرير، وتكون المعلومات واضحة فيه وذات أهداف واضحة.
• وضع الملخص بعين الاعتبار: يجب عدم إهمال الملخص خلال فترة كتابة التقرير، حتى يظل الكاتب على انتباه دائم في كيفية الكتابة وموضوعها ولمن يكتب التقرير، وبالتالي يبقى متيقظًا للتركيز على المعلومات المهمة داخل التقرير.

اختيار الطريقة المناسبة لكتابة تقرير العمل

بعد معرفة الأهداف والموضوع لا بدَّ من اختيار طريقة مناسبة للتقرير، بحيث تتناسب مع المعلومات الواردة فيه ومع الجهة التي سوف يتم تقديم تقرير العمل إليها، مثل اختيار نوع نبرة الكلام وطريقة الخطاب، ولا بد في تلك الحالة أن تكون على معرفة جيدة بالشخص الذي سوف يتم تقديم التقرير إليه، ومن الأمور التي يجب توضيحها عند اختبار طريقة كتابة التقرير ما يأتي:

• يجب على كاتب التقرير أن يكون على معرفة بالقراء الذين يخاطبهم من خلال تقريره.
• أن يكون الكاتب حريصًا على أن يكون تقريره مفيدًا ومناسبًا لمختلف الأشخاص الذين سوف يقرؤونه.
• يجب توضيح مختلف المعلومات الواردة في التقرير مهما بدت بسيطة.
• يجب التنويه إلى أنَّ التقرير موجَّه إلى فئة معينة من الناس، حتى لا تضيع الغاية من التقرير، وحتى لا ينشغل به من لا يخصه.

الاهتمام بأسلوب الكتابة

يجب عند كتابة تقرير العمل من استخدام لغة بسطة وواضحة والاعتماد على الكلمات الدقيقة والمفصلية، حتى يبدو النص بسيطًا ومفهومًا وواضحًا، ويجب اللجوء إلى الجمل القصيرة وتجنب مصطلحات التخصص، وإذا اضطر الكاتب إلى ذكر مصطلحات معينة يجب شرحها، ويجب استبدال المصطلحات بكلمات مبسطة قدر الإمكان، ولا بد من مراعاة قواعد النحو والإملاء وعلامات الترقيم وغير ذلك.

جمع المعلومات الخاصة بتقرير العمل

بعد اعتماد طريقة الكتابة لا بدَّ من البدء في جمع المعلومات الخاصة بالتقرير، حيثُ يقوم الكاتب بجمع المعلومات من مختلف المصادر من خلال البحث والتقصي سواء في الكتب أو من خلال المعاينة بشكل مباشر في الشركة أو من خلال مقابلة الأفراد وأخذ المعلومات منهم، ويجب إرفاق مختلف الوثائق والأوراق والمستندات التي جمعَت خلال كتابة التقرير والإشارة إليها داخل التقرير لتثبيت المعلومات، ومن المعلومات التي لا يجب إغفالها خلال كتابة تقرير العمل ما يأتي:

• الرسوم البيانية.
• الاستبيانات.
• بعض من آراء الخبراء والعملاء في الحوارات التي أُجريت معهم.
• البيانات التوضيحية.
• الإحصائيات.
• الدراسات والأبحاث.
• المعلومات المالية.

كتابة التقرير وفق هيكل محدد

حتى يكون تقرير العمل كاملًا ودقيقًا، وحتى يكون مقبولًا يجب أن يتضمن العديد من الأجزاء المهمة، ولذل كيجب الاهتمام بهيكل التقرير العام، وفيما يأتي أهم الأجزاء التي يتألف منها تقرير العمل:

• صفحة العنوان: هي أول صفحة في التقرير ويجب أن تتضمن العنوان الذي يوضح محتوى التقرير واسم الكاتب ووظيفته والشخص الذي يقصده التقرير وتاريخ كتابته.
• الملخص: يتضمن الملخص مختلف المعلومات الواردة في التقرير بشكل موجز وسريع، بالإضافة إلى عرض الأهداف والنتائج المرجوة من التقرير.
• المحتويات: وهو عبارة عن جدول يوضح أقسام التقرير وبالتالي يقدم لمحة موجزة عن أقسام التقرير ومضمونه.
• المقدمة: يجب أن تكون المقدمة في بداية التقرير وتحتوي على عرض سريع لأهمية التقرير، ويتم فيها عرض المشكلات التي يحاول التقرير البحث فيها.
• المناقشة: وهي أهم الأقسام في التقرير والقسم الذي يحتوي على القسم الأكبر من المعلومات والحقائق، ويتم فيها البحث في المشكلات وذكر المقترحات وغير ذلك مما يدور حول موضوع التقرير الرئيسي.
• النتائج: يتم من خلالها استنتاج ما تمَّت مناقشته في التقرير وتحديد إذا كانت أهداف التقرير ناجحة أم لا.
• التوصيات: وهي نفسها المقترحات التي يجب أن يقدمها التقرير كحلول متاحة من أجل التخلص من المشكلات التي تمت مناقشتها في التقرير.
• المراجع: يتضمن هذا الجزء مختلف المصادر والمراجع التي تم الاعتماد عليها من أجل جمع المعلومات والحقائق الواردة في التقرير.

شاهد أيضًا: خطوات كتابة تقرير بطريقة احترافية

نموذج كتابة تقرير عمل

قد يحتاج بعض الأشخاص إلى نموذج تقرير عمل بسيط من أجل البناء عليه بسرعة، حيث يجب أن يتضمن مختلف النقاط التي تمت الإشارة غليها سابقًا، وفيما يأتي نموذج تقرير عن مشكلة في العمل أو ما شابه ذلك:

شركة: ـــــــــــــــــــــــــ

السيد: ـــــــــــــــــــــــــ، مدير: ـــــــــــــــــــــــــ

بعد التحايا الطيبة، يجب أن نُحيط حضرتكم علمًا بأنَّ: ـــــــــــــــــــــــــ “هنا يكتب نص التقرير”.

وقد تمَّ إرفاق المستندات والوثائق المطلوبة مع التقرير وتم رفعه إلى حضرتكم.

وأرجو أن تتفضلوا بقبول خالص التقدير والاحترام.

مقدِّمه: ـــــــــــــــــــــــــــ

الوظيفة: ـــــــــــــــــــــــــ

التاريخ: ـــــــــــــــــــــــــ

اقرأ أيضًا: ما الفرق بين المحضر والتقرير

ما هي أنواع التقارير

لا يوجد تصنيف معين عالمي من أجل تحديد أنواع التقارير، ولكن يوجد بعض أنواع التقارير الشائعة والتي تستخدم في العادة في عمليات دراسة التقارير المختلفة والمستخدمة في الواقع:

• التقرير الرسمي: وهو الذي يتميز بكونه منظم بشكل كبير، ويتم التركيز فيه على الترتيب والحيادية، ويتضمن تفاصيل كثيرة ويلتزم بصيغة معينة للكتابة.
• التقرير غير الرسمي: وهو عبارة عن فقرات تشبه الرسائل القصيرة ويكتب بلغة بسيطة عادية قريبة من لغة الحياة اليومية.
• التقرير الطويل: هو التقرير الذي يكون أكثر رسمية، ولكن لا يوجد معيار لتحديد التقرير الطويل بشكل دقيق.
• التقرير القصير: هو التقرير الذي يتألف من صفحة أو عدة صفحات ويكون غير رسمي نوعًا ما.
• التقرير الإعلامي: هو التقرير الذي يحتوي عادة على معلومات مهمة وواضحة، ويكون تقريرًا سنويًا، ويتم نقل المعلومات من خلاله بين أجزاء الشركة.
• التقرير التحليلي: يهدف هذا التقرير إلى دراسة مشكلة محددة ومحاولة إيجاد الحلول المقترحة من أجلها.
• تقرير المقترحات: هو أحد أنواع التقارير الذي يهدف إلى إيجاد حلول لمشكلة معينة، ووضع خطة من أجل دراسة المشكلات ووضع الحلول المناسبة لها.
• تقرير جانبي: هو التقرير الذي يكتب من أجل تنقله بين الموظفين في القسم الواحد أو الوحدة الإدارية نفسها ضمن الشركة أو المؤسسة أو ضمن الوحدات الإدارية.
• التقرير الرأسي: هو التقرير الذي يتم توجيهه إلى من الموظفين إلى المدراء أو من المدراء إلى الموظفين، ويعتمد تصنيفه على حركة اتجاه التقرير نفسه.
• التقرير الداخلي: هو الذي يتم تبادله في داخل الشركة نفسها.
• التقرير الخارجي: هو التقرير الذي يتم توجيه إلى خارج الشركة.
• التقرير الدوري: هو التقرير الذي يصدر بشكل دوري في موعد محدد.
• التقرير الوظيفي: يتضمن هذا النوع العديد من التقارير التي تأخذ تسميتها من هدفها الأساسي ومنها: تقارير مالية وتقاير تسويقية وتقارير محاسبة وغير ذلك.

اقرأ أيضًا: طريقة كتابة المراجع

خصائص كتابة تقرير عمل

تتميز التقارير عن غيرها من المستندات والوثائق بأنه يجب خلالها مراعاة بعض النقاط التي تميزها، ولا سيما تقارير العمل، وفيما يأتي سيتم ذكر جملة من الخصائص التي تميز تقرير العمل عن غيره:

• يجب التركيز على أهم المعلومات المتعلقة بموضوع التقرير خلال الكتابة.
• يجب تحري الدقة والمصداقية خلال كتابة تقرير العمل والابتعاد عن الغموض والتضليل.
• يجب اعتماد طريقة الكتابة الواضحة حتى لا يتسبب التقرير في أي إرباك للقارئ.
• لا بدَّ من ذكر المعلومات بشكل مختصر، والابتعاد عن الإطالة في الشرح.

أهمية تقرير العمل

إنَّ تقارير العمل لها أهمية كبيرة في الشركات والمؤسسات من خلال التواصل والاتصال بين مختلف الوحدات الإدارية في المؤسسة، وفيما يأتي سيتم ذكر أهمية التقرير بشكل مفصل:

• تعدُّ تقارير العمل إحدى الوسائل من أجل التواصل ومن أجل نقل المعلومات لأنها تعتمد على التقصي والبحث ومن ثمَّ تحليل البيانات ثم عرضها على شكل معلومات.
• تعمل التقارير على تغطية مجموعة كبيرة من المواضيع المختلفة والقضايا المهمة وعرضها بطريقة واضحة ودقيقة.
• تكون المعلومات ضمن التقارير منظمة ومرتبة، وتتيح للقارئ فهم واستخدام المعلومات الواردة فيها بشكل جيد.

كيفية كتابة التقارير pdf

إنَّ كتابة التقارير تحتاج إلى بعض الخطوات الرئيسية التي لا يجب أن يتم إغفالها من أجل الحصول على تقرير كامل ودقيق، وقد تعرفنا على مختلف الخطوات اللازمة لذلك، وقد يرغب البعض في الحصول على طريقة كتابة التقارير بصيغة pdf من أجل قراءتها عن طريق الهاتف المحمول أو من خلال الحاسوب والاستفادة منها في كتابة التقارير المطلوبة منه، ويمكن للسادة الزوار الحصول على كتابة تقرير عمل pdf “من هنا“.

في نهاية مقال بعنوان كيفية كتابة تقرير عمل تعرفنا على نبذة عن تقرير العمل، كما تمَّ التعرف على نموذج كتابة تقرير عمل جاهز وعلى نموذج تقرير يومي عن سير العمل، كما تمَّ المرور على خصائص تقرير العمل وعلى أهمية تقرير العمل، ومن خلال ذلك تعرفنا على كيفية كتابة التقارير اليومية.