ما هي خطة استمرارية العمل

ما هي خطة استمرارية العمل، عندما تتعرض شركة أو مؤسسة إلى تعطل لأعمالها دون خطة مُسبقة، فذلك سيؤدي بلا شك إلى عدم تحقيق إيرادات وبالتالي وجود نفقات إضافية تقلل من الأرباح وتكلف الأموال في الوقت الذي لا يمكن للتأمين تغطية جميع التكاليف، كما لا يمكن بسهولة تعويض العملاء الذين ستفقدهم الشركة، وهنا تكمن أهمية خطة استمرارية العمل التي تكون ضرورية مع الخضوع لتطوير مستمر، وفي هذا المقال يستعرض موقع المرجع أهم ما يجب معرفته بخصوص تلك الخطة وخطوات تنفيذها.

ما هي خطة استمرارية العمل

إنّ خطة استمرارية العمل هي وثيقة أو مستند يحدد الكيفية التي ستسير عليها الشركة في العمل عند حدوث أمر طارئ غير مخطط له كهبوط مفاجئ في الإيرادات أو أي مخاطر يتم مواجهتها، وتشير الشركات الكبرى إلى تلك الخطة بكلمة (BCP) وهي اختصار الجملة باللغة الإنجليزية “Business Continuity Planning”، أما عن الخطة فهي توضح مدى استعداد المؤسسة للتعامل مع تلك الحالات الطارئة، كما أنها أكثر شمولًا من خطط التعافي من الكوارث لأنها تضمن التعامل المبدئي مع الحالات الطارئة والمخاطر لتقليل الخسائر الممكنة ثم تطبيق خطة تعافي تحيط بكل جوانب العمل التي قد تتأثر.[1]

اقرأ أيضًا: ما هي خطة استعادة البيانات بعد الكوارث

عناصر خطة استمرارية العمل

قبل التعمّق في تفاصيل وضع خطة استمرارية العمل، يجب الإشارة إلى أنها ذات عناصر أساسية من المهم أن تتواجد فيها، ولعل أهم تلك العناصر هي خطة التعافي من الكوارث، وهي التي تشير إلى الاستراتيجية التي سيتم اتخاذها بمجرد حدوث اضطرابات معينة مثل فقدان للشبكات والخوادم أو تعطل أجهزة الشركة وتوقف البيانات مؤقتًا، كما أن هناك جوانب أخرى أساسية لها مثل وجود أدوات احتياطية للبيانات ذات الأولوية، والإتاحية العالية التي تتمثل في إمكانية الوصول إلى تفاصيل مهمة للشركة حتى في وجود أي إخفاقات طارئة.

تطور خطة استمرارية العمل في الشركات

في فترة أوائل السبعينيات؛ بدأت المؤسسات المالية وخاصةً البنوك وشركات التأمين تتجه لوضع خطط استمرارية العمل التي كانت مقتصرة آنذاك على مجرد التعافي من الكوارث المحتملة خصوصًا وأن مجال إدارة المال مُعرض دائمًا لذلك، وقد لجأت تلك المؤسسات إلى الاستثمار في مواقع بديلة ثم تخزين البيانات الخاصة بها في أماكن نسخ احتياطي بعيدة ومحمية، ومع مرور الوقت أصبح خطة استمرارية العمل أكثر شمولية لأنه بدونها ستفقد الشركات عملائها ومزاياهم التنافسية.

تأثير البيانات على خطة استمرارية العمل

مع دخول عصر الإنترنت وحدوث ثورة تكنولوجية هائلة أدت إلى زيادة ضخمة للغاية في حجم البيانات؛ أصبح الاستخدام الرئيسي لخطة استمرارية العمل هو الدفاع عن بيانات الشركة بأقوى وسائل الحماية الممكنة ضد الكوارث المحتملة مثل فقدان البيانات أو التعرض للاختراق السيراني، ولهذا أصبحت المؤسسات على دراية تامة أن وضع خطة استمرارية عمل قوية هو أولوية قصوى.[2]

اقرأ أيضًا: الفرق بين المؤسسة والشركة والمنظمة

خطوات إنشاء خطة استمرارية الأعمال

تتطلب خطة استمرارية العمل جهدًا ووقتًا كبيرين، وذلك أمرٌ ضروري يعادل أهمية دراسة المشروع نفسه حتى لا تتعرض مؤسسة العمل لأي مخاطر تهدد وجودها أو تزيد من خسائرها، وفيما يلي خطوات واضحة تساعدك في تنفيذها لمؤسستك:

تكوين فريق مخصص لإدارة استمرارية الأعمال

إن الشركات التي تعرف المعنى الحقيقي للجودة لدرجة تخصيص قسم وفريق خاص لها هي نفسها التي تفهم أهمية توفير ميزانية مخصصة لأجل فريق تكمن مهمته في متابعة خطة استمرارية الأعمال والاستعداد لأي طوارئ أو كوارث محتملة، والخطوات اللازم اتخاذها فيما بعد والإطار الزمني جهات الاتصال والبيانات وما إلى ذلك، وتتركز قوة المؤسسة في احتوائها على بيانات موظفيها مثل جهات اتصالها والأسماء والعناوين وأرقام الهواتف، حتى أنه إذا لم تستطع الشركة تحمل تكلفة تكوين فريق، فيمكنها أن توجه موظفيها بشكل مستمر لمعرفة أدوارهم ومسؤولياتهم وما هو متوقع منهم في حالات المخاطر.[3]

اقرأ أيضًا: عوامل نجاح فريق العمل

تحديد أهداف الخطة وغاياتها

على الرغم من أن الهدف الرئيسي لخطة استمرارية العمل دائمًا ما يكون حماية البيانات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات والتعامل مع الكوارث المحتملة لهذا المجال خصيصًا، إلا أنها يجب أن تكون أكثر شمولًا وتتضمن جميع الوظائف الهامة كالموارد البشرية والعلاقات العامة، والسبب في ذلك أن الكوارث قد تأتي من مصادر أخرى مثل خطأ غير متوقع أو تعثر علاقات مع عملاء مميزين، والاستعداد لكل ذلك يضمن الحفاظ على سير العمليات التجارية.

إجراء تقييم المخاطر TRA وتحليل تأثير الأعمال BIA

يتعلق هذا الجزء الهام في الخطة بدراسة المخاطر المحتملة لكل مشروع تبدأ الشركة في تنفيذه أو تطويره أو حتى المهام والأعمال القائمة خصوصًا الأنشطة التجارية، فإذا أقبلت شركتك على تعديل او إلغاء خدمات أساسية سيكون فريق الطوارئ أو إدارة استمرارية الأعمال جاهز لدراسة ذلك جيدًا وتحليله بدقة والنظر في الخسائر أو المخاطر التي قد تحدث نتيجة له ونسبة احتمالية حدوثها.

إدارة المخزون واستمرارية التوريد

لا يمكن أن تنتظر الشركة اللحظة التي تُفاجأ فيها بنقص منتج معين أو عجز في مخزونها، بل يجب الاستعداد لمثل هذه المشكلات بالتفكير فيما يجب تنفيذه عند مواجهة نقص ما في المخزون وليس لضعف الإنتاج فقط، وإنما قد تكون الأسباب خارجية كتلف للمنتجات أو حدوث أوبئة، لذلك يجب الإجابة على سؤال ما إذا كان لديك خطة للتعامل مع المخزون المنخفض ووجود مخزون كافٍ قدر الإمكان.[4]

إدارة مهام التجارة الإلكترونية

لا غنى اليوم عن الفوائد التي تسببها التجارة الإلكترونية، ولهذا من المهم أن تنظر خطة استمرارية العمل الخاصة بشركتك في كيفية التعامل مع تدفق العملاء خصوصًا في حال حدوث زيادة للعرض والطلب، وكذلك وجود أمن سيبراني قوي ضد أي اختراقات، وحماية للبيانات احتياطيًا.

اقرأ أيضًا: تكنولوجيا البرمجيات الوسيطة وتطبيقاتها

الحفاظ على خدمة العملاء

من الضروري أن تتضمن خطة الشركة لاستمرارية الأعمال كيفية تعاملها مع عملائها بشفافية وعاطفة مع وجود دعاية قوية في الوقت الذي تحدث فيه أزمة أو مشكلة داخلية بأي شكل من الأشكال، لأن الحفاظ على العملاء سيكون له دور مهم في التعافي سريعًا.

تطبيق استراتيجيات الطوارئ

عندما تتعرض الشركة أو المؤسسة إلى كارثة ويحدث أن تتفاقم الخسائر المالية، ستكون خطة استمرارية العمل هي الطريقة الرئيسية التي ستحاول بها الشركة تعديل الأوضاع، ويتم اختبار الاحترافية الإدارية في هذه الظروف لأن غالبية الشركات التي لا تطبق استراتيجية جيدة ستلجأ إلى أبسط الحلول بالنسبة لها، وهو الاستغناء عن عدد من الموظفين، وقد يأتي ذلك الحل -وهو ما يحدث عادةً- بنتائج سلبية تخسر بها الشركة تعاطف عملائها وثقة موظفيها الذين سيتعرضون لضغوط مضاعفة.

اقرأ أيضًا: تعريف ضغوط العمل

مراجعة الخطة وتدريب الموظفين

من المهم أن تخضع خطة استمرارية العمل لمراجعة مستمرة كل فترة زمنية محددة وإجراء التحسينات المقترحة، فأغلب الشركات خصوصًا الكبرى منها تقوم باختبار خططهم لتحديد الثغرات، كما أن تدريب الموظفين ليس الهدف الوحيد منه رفع الإنتاجية بل إكسابهم القدرة على التعامل مع الأزمات التي قد تتعرض لها الشركة في أي وقت.

أهمية خطة استمرارية الأعمال

مع كل الفوائد التي تعود بها تلك التكنولوجيا الهائلة بتطبيقاتها، إلا أن هناك جانب سلبي يجب أخذه في الاعتبار يتمثل في زيادة احتمالية المخاطر والتي من أبرزها التعرض لاختراق سيبراني يُفقد الشركة بياناتها ويضعها في أزمة حرجة أمام عملائها، كما أن العصر الحالي يوضح حجم جدية الأمر عندما اضطرت شركات كبرى إلى الإغلاق أو التراجع عند حدوث أولئك أو أزمات مالية، فخسارة الإيرادات وارتفاع التكاليف وانعدام الربح هو أمر يجب النظر إليه لأن التأمين وحده لن يغطي كل هذه الخسائر.

اقرأ أيضًا: كيف تغيرين من بيئة العمل الصعبة؟

بهذا نصل إلى ختام مقالنا ما هي خطة استمرارية العمل، والذي استعرضنا فيه بشكل مفصل تعريف خطة استمرارية العمل وعناصرها والخطوات الأساسية لتنفيذها، وتلك الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار بالنسبة للشركات الصغرى والكبرى، ثم انتهينا بأهمية الخطة في كونها عنصر ضروري لأي مؤسسة.