المرجع الموثوق للقارئ العربي

تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين word

كتابة : دانا تيسير

تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين word من أهم ما ينبغي على مسؤول الموظفين فعله من أجل تنظيم العمل، حيث إن معرفة أوقات حضور وانصراف الموظفين يفيد في تحديد مدى التزامهم في العمل وأخذهم للموضوع بجدّية تامّة، ويمكن أن يتم إعداد مثل هذه النماذج على أيّ من برامج مايكروسوفت أوفيس ومنها الوورد، وفي هذا المقال من موقع المرجع سوف يتمّ إدراج مجموعة من النماذج الجاهزة.

أهمية إعداد نموذج حضور وانصراف الموظفين

يتمّ إعداد نموذج حضور وانصراف الموظفين من قبل الموظّف المسؤول عن شؤون الموظفين وذلك لما لمثل هذه النماذج من فائدة كبيرة سوف يتمّ توضيحها من خلال النقاط الآتية:[1]

  • تحديد المشاكل التي تتعلّق بالحضور في الشركة.
  • تقليل التغيب عن العمل.
  • تحسين إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم من خلال الموافقات الدقيقة على طلبات الإجازات في الوقت المناسب.
  • جدولة الإجازات بسهولة.
  • احتضان العمل عن بعد
  • التأكد من دفع رواتب الموظفين في الوقت المحدد.
  • تحليل إنتاجية الموظف لاتخاذ قرارات جدولة وتوظيف أفضل.
  • مقارنة حضور الموظف مع الوقت الذي يقضيه الموظفون في الإجازة المرضية أو الإجازة الشخصية.
  • معرفة ما إذا كان هناك موظفون لا يحضرون إلى العمل، ولا يقدمون تفسيرًا في الوقت المناسب.

مضامين نموذج حضور وانصراف الموظفين

يفضّل استخدام سجل حضور الموظفين من أجل تتبع وقت حضور وانصراف الموظفين في الشركة، وذلك اعتمادًا على نوع سجلات حضور الموظف التي تستخدمها، وفي المحصّلة يمكن تحديد وتتبع الأمور الآتية:

  • وقت العمل والوقت المستقطع في اليوم.
  • مدى الحضور في اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة.
  • وقت الاستراحة من الوقت في اليوم.
  • الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة شخصية.
  • الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة مرضية.
  • الأيام التي يقضيها الموظفون في العطلة العامة.

شاهد أيضًا: نموذج استلام راتب doc

تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين word

يتكوّن نموذج حضور وانصراف الموظفين من جدول يحتوي على أسماء الموظفين وأوقات الحضور والانصراف مرفقة بخانات خاصة بالتوقيع، وفي أسفل الجدول هناك مجموعة من الرموز التي يمكن استخدامها في حالة حدوث أي طارئ من غياب أو تأخير أو مغادرة. ويمكنكم تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين word “من هنا” أو الاستعانة بالجدول الآتي:

كشف توقيع الحضور والانصراف

اليوم:…………………………………………………………………..  التاريخ:    /     / 1434 هـ

الاســـــــــــــم الحضور الانصراف
التوقيع الوقت التوقيع الوقت
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

الملاحظة: (غـ: غائب، س: مستأذن، ت: متأخر)

طريقة تسجيل حضور وانصراف الموظفين word

يمكن إعداد نموذج حضور وانصراف الموظفين من خلال إنشاء جدول يحتوي على خانات مخصصة لإدخال أوقات حضورهم وانصرافهم وحالة الموظّف وفقًا لاسم الموظّف المدرج وموقعه الوظيفي، وفيما يأتي نبيّن لكم طريقة إعداد النموذج على برنامج الوورد:

  • فتح برنامج الوورد من بين برامج المايكروسوفت أوفيس.
  • اختيار نموذج الصفحة الفارغة على البرنامج.
  • كتابة العنوان: (كشف توقيع الحضور والانصراف) في رأس الصفحة، واختيار الوسط من خيارات المحاذاة.
  • كتابة اليوم والتاريخ أسفل العنوان مع ترك فراغات للتعبئة.
  • اختيار جدول من لائحة إدراج.
  • اختيار جدول مكوّن من خمسة أعمدة وصفوف بعدد الموظّفين مضافًا إليها اثنان، وذلك من خلال المربّعات الظاهرة.
  • اختيار التنسيق المراد من اللائحة الظاهر أمامك.
  • كتابة (اسم الموظّف) في الخانة الأولى في الجدول.
  • تظليل خانة الاسم والخانة التي تحتها.
  • النقر بالزر الأيمن للفأرة على الجدول ليظهر لك مجموعة من الخيارات، واختيار دمج الخلايا منها.
  • دمج الخليتين في الصف الأول العمود الثاني والخليّة الموجودة في الصف الأول العمود الثالث بنفس الطريقة، وكتابة كلمة (الحضور) فيها .
  • كتابة (الوقت) و (التوقيع) في الخانتين الموجودتين أسفل كلمة الحضور كما في الجدول السابق.
  • تكرار الخطوتين السابقتين؛ من خلال القيام بدمج الخليتين الموجودتين في الصف الأول العمود الرابع والخامس، وفي هذه المرّة يُكتب (انصراف) ثم يُكتب أسفلهما (الوقت) و (التوقيع).
  • إضافة خانة اسمها (اختياريًا) لبيان حالة الموظف من خلال اختيار عدد الأعمدة 6 بدلًا من 5، وكتابة (حالة الموظّف) في الخانة الأخيرة ليتم تبيين الموظّف الغائب من المغادر ممن أخذ إجازة ونوعها.
  • كتابة الرموز التي تريد استخدامها في حالة غياب الموظّف أو أخذه إجازة مرضية أو شخصية أو غير ذلك.

شاهد أيضًا: نموذج شكوى لهيئة مكافحة الفساد

تحميل نموذج كشف حضور وانصراف بالانجليزي

تعتمد الكثير من الشركات على النماذج المكتوبة باللغة الإنجليزيّة؛ لهذا فإن من المهمّ أن يتعلّم مسؤول الموظّفين الكتابة والقراءة بهذه اللغة على الأقل ضمن نطاق ما سيلزمه في العمل، كما أن من المفيد بالنسبة إليه أن يطّلع على النماذج الجاهزة ليستطيع استخدام الكلمات والمصطلحات الصحيحة في المكان الصحيح. وفيما يأتي سوف يتم إدراج نموذج كشف حضور وانصراف بالإنجليزي يمكن الاستعانة بها.

نموذج كشف حضور وانصراف يومي

النموذج اليومي للحضور والانصراف يحتوي على مجموعة من المعلومات يتمّ إدراجها في جدول يحتوي على أسماء الموظّفين. وحتى يكون الجدول معداً بطريقة احترافيّة يمكن أن يتم إعداده بالاعتماد على البنود الآتية:

  • الاستعانة بمجموعة من الرموز وضعها في أعلى الجدول مع توضيح بسيط لها. مثلًا يمكن إدراج الرمز (√) للدلالة على الحضور وفي هذه الحالة يمكن عمل نسخ ولصق للرمز في خانة الموظّف بسهولة.
  • اختيار مجموعة من الرموز الخاصة التي تعتمد على الحروف مثل الرمز (v) للدلالة على الإجازة، والرمز (s) للدلالة على الإجازة، والرمز (p) للدلالة على الغياب لسبب شخصي، والرمز (x) للدلالة على عدم معرفة حالة الموظّف لعدم تقديم تفسير.
  • إعداد الجدول بحيث يحتوي على أعمدة فيها حالة الموظّف يتمّ وضع الرموز السابقة فيها، والأعمدة الباقية فيها وقت الحضور ووقت الانصراف ومدّة الراحة الذي خرج فيه الموظّف في الدقائق.
  • وضع عدّاد في جدول صغير إلى جانب جدول الحضور يبيّن عدد الموظّفين الغائبين، وعدد الحضور، وعدد المجازين، ونحو ذلك.
  • استخدام المعادلة الآتية (=COUNTIF (E8: F64, “✔”) من أجل وضع عدد الحضور، والمعادلة: (=COUNTIF (E8: F64,”s”)، ومثلها لباقي الرموز مع اختلاف أرقام الخلايا حسب الخلايا التي استخدمتها.
  • وضع خانة للملاحظات.
  • تحميل نموذج كشف حضور وانصراف يومي “من هنا” والاستعانة به لإعداد جدول خاص بالشركة أو تحميله واستخدامه مباشرة.

شاهد أيضًا: تحميل نموذج مسير رواتب pdf جاهز للطباعة والتعديل 1443

نموذج كشف حضور وانصراف أسبوعي

يختلف نموذج الحضور والانصراف اليومي عن النموذج الأسبوعي، حيث أن النموذج الأسبوعي يحتوي على بيانات الموظّفين لأسبوع كامل، ويمكن الاستعانة بالملاحظات الآتية من أجل إعداد نموذج متقن:

  • إدراج الشهر والتاريخ المحدد (من وإلى) خلال الأسبوع المراد عمل الكشف فيه.
  • إدراج خانات خاصّة لكل يوم من أيام الأسبوع.
  • اختيار رموزًا مشابهة للرموز الموجودة في الجدول اليومي.
  • إدراج خانات لعدّ الأيام التي غاب بها الموظّف أو أخذ إجازة مرضية أو تعرّض لأي ظرف؛ وذلك أسفل الصف الخاص بكلّ موظّف.
  • إعداد عدّاد لكتابة عدد الموظفين الحاضرين والمجازين لأي من الأسباب خلال الأسبوع كاملًا في جدول خاص، وخانة خاصّة للملاحظات.
  • تحميل نموذج كشف حضور وانصراف أسبوعي “من هنا”  والاستعانة به أو استخدامه مباشرة.

نموذج كشف حضور وانصراف شهري

لإعداد كشف حضور وانصراف شهري يمكن اتباع خطوات عمل نموذج حضور وانصراف أسبوعي، مع فارق بسيط وهو إدراج أرقام أيام الشهر في الجدول بدلًا من أيام الأسبوع، وذلك بعد كتابة اسم الشهر والتاريخ، وعمل المعادلات بحيث تشكل جميع أيام الشهر. ويمكن “من هنا” تحميل نموذج كشف حضور وانصراف شهري واستخدامه مباشرةً.

نموذج كشف حضور وانصراف سنوي

نموذج كشف حضور وانصراف سنوي هو عبارة عن مجموعة من الكشوفات الشهريّة الموضوعة في صفحات عددها اثني عشر على عدد الأشهر، وفي كل واحد منها يتم استخدام الرموز الخاصّ بالحضور والغياب والإجازات المختلفة، وكتابة المعادلات الخاصّة في إيجاد عدد مرّات الحضور والغياب في كل شكل بشكل تلقائي، وعدد الحضور الكلي للموظفين خلال الشهر من خلال العدّاد المدرج أسفل. ويمكن “من هنا” تحميل نموذج كشف حضور وانصراف سنوي واستخدامه مباشرةً.

شاهد أيضًا: نموذج هيكل تنظيمي جاهز وورد

نماذج من سجل حضور وانصراف الموظفين جاهزة

يحتاج الموظفون والمشرفون غالبًا إلى معرفة معلومات حول الموظفين، وأيام حضورهم وإجازاتهم بما في ذلك عدد أيام الإجازة المتبقية، وعدد الأيام المرضية، وما إذا كان لديهم أيام عطل شخصية متبقية. ومن أجل الإلمام بكلّ ذلك يوفر نموذج تتبع الحضور والانصراف هذا خانات خاصّة لتسجيل الحضور ويلخص أيضًا المعلومات المهمّة عن الموظّفين؛ لا سيّما إن تمّ إعداده بطريقة حديثة مستعينًا بالمعادلات التي تقوم بالحساب التقائي على برنامج الإكسل، أو حتى من خلال طباعة جداول جاهزة واستخدامها ورقيًا. وفيما يأتي سوف يتمّ تحميل نماذج من سجل حضور وانصراف الموظفين جاهز.

تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين excel

إعداد الجداول من خلال برنامج الإكسل خيار مفضّل لدى الكثير من أرباب الأعمال، حيث إن برنامج الإكسل على الرغم من بساطته وسهولة استخدامه، إلا أنه يوفّر مجموعة من المميّزات المهمّة والتي تضمن التسجيل الدقيق للحضور والغياب للموظفين وفقًا لأسمائهم ومواقعهم الوظيفيّة، مع إدراج مجموعة من المعادلات التي تفيد في عدّ أيّام الحضور وأيام الإجازات لكل موظّف، بالإضافة إلى إدراج خانات خاصّة لكتابة الأعذار والملاحظات. ويمكن “من هنا” تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين excel واستخدامه مباشرةً. [2]

تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين pdf

يحافظ برنامج الأدوبي ريدر على تنسيق الجداول بحيث لا تتغيّر مع تغيّر إصدار البرنامج، وعندما يريد ربّ العمل طباعة نموذج جاهز يمكنه اللجوء إلى حفظه بصيغة pdf حتى يتمكّن من طباعته في أيّ وقت ومن أيّ جهاز، ولا بد أن يكون الجدول معداً بعناية بحيث يحتوي على جميع المعلومات الخاصة بالموظفين وخانات خاصة يدرج فيها أوقات الحضور والانصراف وحالة الموظف. ويمكن “من هنا” تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين pdf لطباعته واستخدامه مباشرةً.

شاهد أيضًا: نموذج مخالصة نهائية للعمالة

جهاز البصمة للحضور والانصراف

مع تطوّر العلم ووسائل التكنولوجيا تمّ اللجوء إلى بعض الأجهزة الحديثة التي تقوم بتحديد الحضور والغياب من الموظفين بالاعتماد على بصمة الأصبع، وتعدّ من الوسائل الدقيقة التي لها عدد من الميّزات نبيّنها فيما يأتي: [3]

  • قضاء وقت أقل لإعداد أثناء كشوف المرتبات: يمكن للمديرين تحديد الثغرات الفائتة بسرعة وإصلاح مشكلات ضبط الوقت قبل إرسالها إلى كشوف المرتبات.
  • تقليل الوقت المسروق: حيث إنه لا يمكن لأي شخص سرقة أو تزوير بصمة الإصبع في حضور أجهزة محددة لتسجيل الدخول والخروج، وبالتالي لا توجد فرصة للمغادرة مبكرًا من قبل الموظّفين.
  • ضمان الحضور: يتطلب نظام الحضور المعتمد على بصمة الأصبع الحضور إلى موقع العمل، فلا يمكن تسجيل الحضور أو الانصراف عن بعد.
  • عدم فقدان أيّ شيء: يتم فقدان البطاقات في الممارسة العملية، كما تضيع الشارات، ويقضي قسم الموارد البشرية وقتًا في إعادة إصدار أجهزة ضبط الوقت، وفي حالة الاعتماد على بصمة الأصبع لن يحتاج أصحاب العمل إلى إعادة إصدار بطاقات فتح الباب أو إلغاء تنشيط البطاقات وما إلى ذلك من عمليات متعلّقة.

شاهد أيضًا: نموذج خطاب جهة العمل جاهز للطباعة

وفي نهاية هذا المقال، نكون قد أدرجنا طريقة تحميل نموذج حضور وانصراف الموظفين word مع نموذج جاهز، وبيّنا أهم المعلومات التي تتضمنها مثل هذه النماذج، ونبذة عن فوائد جهاز البصمة للحضور والانصراف.

المراجع

  1. clockify.me , Employee Attendance Tracker Excel Templates , 08/01/2022
  2. templates.office.com , Employee absence schedule , 08/01/2022
  3. blog.synerion.com , What are the Advantages of a Biometric Attendance System? , 08/01/2022

التعليقات

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.