خطوات التخطيط

خطوات التخطيط غالبا ما يراد منها تحقيق الأهداف التي تسعى أي منظمة للوصول إليها، والتي تحتم عليهم التفكير في أفضل الطرق للوصول إلى هذه الأهداف، ومع أن التخطيط هو وظيفة من وظائف الإدارة، إلا أن الوظائف نفسها هي جزء من دورة التخطيط، وفي هذا المقال اليوم عبر موقع المرجع سنتكلم عن خطوات التخطيط بشكل مفصل، ونعرف التخطيط ونتوسع بالشرح لكل ما يخص موضوعنا.

تعريف التخطيط

 التخطيط هو وظيفة من وظائف الإدارة الأساسية لكل منظمة أو مؤسسة، والتي تتضمن اتخاذ القرار في الوقت المناسب، وما يجب القيام به من خطوات، ومتى يتم القيام بها، وكيفية القيام بها، ومن سيقوم بفعلها، كما أنها عملية فكرية هدفها تحقيق أهداف المنظمة وتطوير كافة مسارات العمل على اختلافها، ويعتمد التخطيط على التفكير المعمق قبل أن يحدث الإجراء، والذي يساعدنا في النظر للأفق لرؤية المستقبل وتحديد الطريقة المثلى في التعامل مع المواقف التي سنواجهها في المستقبل القريب، فالتخطيط ينطوي على التفكير المنطقي البحت واتخاذ القرار العقلاني.[1]

شاهد أيضا: خطوات البحث العلمي بالترتيب

خطوات التخطيط

بالنسبة لمعظم المنظمات والمؤسسات، فإن تجديد الأهداف هو مهمة تتسم بالاستمرارية، والتي تسعى إلى تغيير الأهداف الحالية إلى أهداف أخرى بغية تطوير المؤسسة أو المنظمة، ولهذا فإن التخطيط عنصر متجدد لا ينتهي أبدًا، ولضمام حدوث التغيير يجب أن تلتزم هذه المؤسسات في تنفيذ  خطوات التخطيط بشكل دقيق للوصول للهدف، و سنذكرها لكم كل خطوة على حدة لشرحها بشكل أوسع.[2]

تحديد الهدف

وهي الأكثر أهمية في عملية التخطيط، وهي تحديد ما يجب إنجازه خلال فترة التخطيط، حيث توفر بيانات الرؤية المستقبلية والرسالة منها  توجيهات طويلة الأجل على أوسع نطاق حول توجه المنظم للوصول إلى الهدف، ويجب أن تتضمن هذه العملية أهدافًا متعددة على أن توضح دعمها للرؤية والرسالة التي وضعتها المنظمة، وهذه الأهداف يتم تحديدها بعبارات قابلة للقياس، فعلى سبيل المثال، يجب أن يكون الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 15 بالمئة في الربع الأول من السنة، وليس زيادة المبيعات قدر الإمكان.

تطوير المباني

يتطلب التخطيط نحو المستقبل وضع الافتراضات، لكن الظروف ستتغير أثناء تنفيذ الخطط، مما يجبر الطاقم الإداري للمؤسسة إلى إجراء تعديلات ومشاورات حول ماهية التغيرات الجديدة، وتشمل هذه التغييرات كل الظروف الخارجية كالقوانين واللوائح وإجراءات المنافسين والتكنولوجيا الجديدة المتاحة، والظروف الداخلية كالميزانية، ونتائج تدريب الموظفين وتجديد المباني للمؤسسة، كل هذه الافتراضات تسمى مباني الخطة، ففي بداية عملية التخطيط لابد من تحديد هذه المباني بوضوح، مع مراقبة الظروف أثناء التنفيذ من قبل الإدارة، وفي حال لم يتم إثبات دقة المبنى، فمن الأفضل تغيير الخطة.

تقييم البدائل

ويعني أن هناك أكثر من طريقة لتحقيق الهدف، وعلى سبيل المثال، فلنفترض أن الشركة أرادت زيادة المبيعات بنسبة 12 بالمائة مثلا، فيمكن للشركة توظيف مندوبي مبيعات أكثر، أو إنشاء خطة تسويق جديدة مثلا، أو خفض الأسعار أكثر، أو التوسع في منطقة جديدة، أو الاستيلاء على منافس قوي في السوق، بالنظر إلى هذا المثال سنجد أن الإدارة ستتجه إلى تحديد البدائل الممكنة، وتقييم مدى صعوبة تنفيذ كل منها، والنظر في احتمالية أن يؤدي كل منها إلى النجاح، فمن المفيد للإدارة السعي للحصول على مداخيل من مصادر مختلفة عند تحديد البدائل، كما يمكن لوجهات النظر المختلفة أن تقدم حلولاً مختلفة.

تحديد الموارد

يتوجب على الإدارة تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة، ويتم ذلك فحص الموارد التي تمتلكها المنظمة حاليًا، ومعرفة الموارد الجديدة المطلوبة، ومتى سنحتاج إلى هذه الموارد ومن أين سنحصل عليها، وتشمل الموارد الأشخاص ذوي المهارات وأصحاب الخبرات الخاصة، والمعدات والآلات والتكنولوجيا والمال اللازم، كما يجب القيام بهذه الخطوة بالتزامن مع الخطوة السابقة، حيث أنه كل بديل يتطلب موارد جديدة مختلفة، ويجدر الذكر أن تحديد التكلفة وتوافر الموارد هو جزء من عملية التقييم.

تخطيط وتنفيذ المهام

وهي الخطوة التي ستقوم بها الإدارة  بإنشاء خارطة طريق التي ستأخذ المنظمة من وضعها الحالي إلى هدفها، وتختلف المهام من منظمة لأخرى وفقا لمستوياتها، إضافة إلى تسلسل إكمال المهام مع ترابط المهام المحددة، وغالبًا ما تُستخدم تقنيات مختلفة أثناء التنفيذ، مثل مخططات جانت أو تخطيط المسار الحرج وذلك للمساعدة في إنشاء وتتبع الجداول والأولويات.

تحديد طرق التتبع والتقييم

من المهم جدًا في عمل الإدارة أن تتابع تقدم الخطة، وتتضمن الخطة  تحديد المهام الأكثر أهمية، وأيضا تحديد المهام التي من الممكن أن تواجه مشاكل، والتمييز بين أيهما من الممكن أن يتسبب في اختناقات تؤدي إلى تأخر الخطة الإجمالية،  يمكن للإدارة أن تحدد بعد ذلك الأداء وجدولة المعالم لتتابع التقدم، وأثناء تنفيذ الخطة في العملية، يجب تضمين المراقبة والتعديل المنتظمين وذلك لضمان بقاء الأمور على المسار الصحيح.

اقرأ أيضًا: خطوات التفكير الناقد

خطوات التخطيط التربوي

تعتمد خطوات التخطيط التربوي على الخطوات التي من شأنها تقديم الأفضل للنظام التربوي كطاقم تربوي وكطلاب، والتي تتلخص بالخطوات التالي:[3]

• جمع وتحليل المعلومات الإحصائية: وفي هذه المرحلة يتم جمع كل المعلومات ذات الصلة حول نظام التعليم وكافة العوامل الاجتماعية والاقتصادية المعنية، وذلك لتوفير كم من التوقعات التي تهدف إلى تطوير مستقبل النظام التعليمي.
• مقترحات السياسة المتطورة:تساعد المعلومات الإحصائية التي تم جمعها في تحديد الثغرات ونقاط الضعف، إضافة إلى تكوين فكرة واضحة عن الظروف القائمة، حيث أنه تتطلب صياغة مقترح السياسة لوجود نظرة شاملة لدور التعليم في مقابل التنمية الاقتصادية والتخطيط العام.
• الإسقاطات والبرمجة وتحليل المشروع: فتتطلب الخطة الفعالة إسقاط جميع مدخلات النظام التعليمي، إضافة إلى وضع التوقعات بشأن طبيعة وحجم التكوين الديموغرافي للسكان، وكون الطالب هو محور العملية التعليمية، فيجب أن تبدأ عملية الإسقاط بالمدرسة والفئات العمرية للكلية.
• تكلفة الخطط التعليمية: التعليم هو نشاط تتحمل فيه كل من  المؤسسة والمجتمع جزءًا من التكلفة، وكذلك المتعلم يتحمل جزءًا منها، وذلك من أجل تحسين صياغة وتنفيذ الخطط التعليمية، كما يجب دراسة هذه التكاليف بعناية، وذلك من حيث توافر الموارد المالية الحالية والمستقبلية.
• القرار والتنفيذ والتقييم: ويتم ذلك بتقسيم الخطة الخمسية إلى خطط سنوية، حيث يتم فحص كل خطة سنوية بعد مناقشتها وانتقادها وذلك في ضوء مراجعة نقاط القوة والضعف والإنجازات، وفروقها عن العام السابق، ومن ثم التقييم من حيث مدى تحقيق الأهداف المتضمنة في الخطة بطريقة فعالة وكفؤة.

شاهد أيضا: خطوات حل المشكلة

أنواع التخطيط

يجب على المنظمات لتحقيق التقدم أن يكون لديها فهم أفضل لكيفية التعامل مع تخطيط الأعمال فالخطة أساس العمل، ولوضع الخطة المناسبة للمنظمة أو الشركة أو المؤسسة، يجب عليها في البداية الإطلاع على أنواع التخطيط الأربعة لمعرفة ما الذي يناسبها وهي:[4]

• التخطيط العلمي: حيث يصف هذا النوع عادةً التشغيل اليومي في الشركة، والتي تعتبر خطط استخدام فردي أو خطط جارية، ويتم إنشاء خطط الاستخدام الفردي عادة للأحداث والأنشطة التي تعتبر ذات التكرار الواحد، أما الخطط المستمرة فتتضمن سياسات للتعامل مع المشكلات ، وأيضا قواعد للوائح والإجراءات المحددة لعملية خطوة بخطوة حتى تحقيق الأهداف المعينة.
• التخطيط الإستراتيجي: وهي  النظرة العامة عالية المستوى على العمل بأكمله، وهو الأساس التأسيسي للمنظمة الذي سيحدد قرارات طويلة الأجل، ومن الممكن أن يكون نطاق التخطيط الاستراتيجي في أي مكان في العامين المقبلين إلى السنوات العشر القادمة، كما تأتي أهميتها باحتوائها للرؤية والرسالة والقيم.
• التخطيط التكتيكي: يدعم التخطيط الاستراتيجي، ويتضمن التكتيكات التي تخطط المنظمة لاستخدامها لضمان تحقيق ما حددناه مسبقا في الخطة الإستراتيجية، لكن يكون النطاق فيه عادة أقل من عام واحد، كما أنه يقسم الخطة الإستراتيجية إلى أجزاء تكون قابلة للتنفيذ، يختلف عن التخطيط التشغيلي في الخطط التكتيكية التي تهدف لتحقيق الهدف الاستراتيجي.
• التخطيط للطوارئ: عادة ما يتم وضع خطط الطوارئ للعمل بها عندما يحدث شيء غير متوقع في نسار العمل أو عندما يحتاج الأمر داخل المنظمة إلى تغيير، فعندما يصبح عالم الأعمال داخل المنظمة أكثر تعقيدًا، يصبح التخطيط للطوارئ ذو أهمية كبرى  للمشاركة فيه وفهمه.

وبهذا الكم من المعلومات الموسعة نصل إلى نهاية مقالنا، والذي كان بعنوان خطوات التخطيط والذي عرفنا فيه التخطيط وشرحنا أنواعه وتكلمنا أيضاً عن خطوات التخطيط التربوي.